Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique – Anouk Dunant Gonzenbach

Les normes ISO : le RM et l’archivage électronique à moyen et long terme

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par Emmanuel Ducry et Anouk Dunant Gonzenbach

Notre liste – qui n’est pas un inventaire à la Prévert

Nous avons étudié les normes principales relatives à la gestion des documents électroniques que nous présentons selon les catégories suivantes:  les normes relatives au Records Management et les normes relatives à  l’archivage à long terme des documents électroniques. Elles sont décrites ci-après selon leur ordre numérique.

Nous avons réalisé un schéma pour synthétiser cette question:


CC-BY 

MoReq –  Modular Requirements for Records Systems (2011)
Recueil d’exigences pour l’organisation de la gestion des documents électroniques basé sur la norme ISO 15489, qui expose la problématique et les fonctionnalités attendues d’un système de gestion des documents électroniques (établi par l’Union européenne).

ISO 13008 – Information et documentation – Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques (2012)
Publiée en 2012, ISO 13008 définit les exigences, la planification et les procédures en matière de conversion (changement de format) et de migration (changement de support) des documents numériques afin d’en préserver l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité.

ISO 13028 – Information et documentation – Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements (2006)
Cette norme propose des directives pour la conduite de projets de numérisation. Elle analyse les processus de numérisation et de conservation des informations numérisées produites de façon à assurer l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité des documents obtenus d’un bout à l’autre de la chaîne.

ISO 14641:  Archivage électronique – Spécifications relatives à la
conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la
conservation d’informations électroniques (2012)
ISO 14641 présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité aussi bien à court terme que dans la longue durée. Très complète, elle comprend également des informations relatives aux tiers-archiveurs.

ISO 14721 – Systèmes de transfert des informations et données spatiales – Système ouvert d’archivage d’information – Modèle de référence (2003)
Il s’agit de la version ISO de la norme OAIS publiée en 2002 par le Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Cette norme définit un vocabulaire et un ensemble de concepts permettant d’appréhender, de façon globale et complète, la question de l’archivage électronique à le long terme. Le modèle OAIS constitue une référence décrivant dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver des données numériques sur le long terme pour en garantir l’accès. La mise en œuvre de cette norme permettra de s’assurer la fiabilité de l’exploitation des données électroniques. 

ISO 15489 – Information et documentation – Records management (2001)
La norme ISO 15489 est la référence dans le domaine du Record Management. Elle définit la notion de Records Management et présente les exigences permettant aux organisations de produire et de conserver des documents authentiques, fiables, exploitables et intègres quel qu’en soit le support (physique ou numérique). Cette norme est rappelée ou mise en œuvre dans la plupart des textes relatifs au Records Management.

ISO 16175 – Information et documentation – Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau (2012)
Tirée des recommandations du Conseil international des archives (ICA-Req) cette norme présente les principes et exigences de fonctionnement d’un système de gestion des documents et définit des principes et bonnes pratiques en matière de système d’archivage des documents électroniques avec pour objectif d’accroître l’automatisation des processus de Records Management . Le premier module présente le contexte et les déclarations de principes. Le second module fait concurrence à MoReq puisque l’on y trouve des recommandations et exigences fonctionnelles pour la gestion des documents dans un environnement électronique. Enfin, le troisième module, plus original, présente comment installer ces fonctionnalités dans des applications métier au lieu d’un système centralisé.

ISO 16363 – Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories (2012)
Cette norme définit les pratiques recommandée en matière d’évaluation de la fiabilité des dépôts numériques.

ISO 18492 – Conservation à long terme de documents informationnels (2005)
Cette norme fournit des conseils méthodologiques pratiques pour la préservation à long terme et la récupération de documents informationnels, dans leurs formes authentiques, lorsque le délai de conservation est supérieur à la durée de vie prévue de la technologie (matérielle et logicielle) utilisée pour créer et maintenir l’information.

ISO 19005-1 – Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) (2005)
Cette norme définit le format PDF/A, format préconisé par les Archives fédérales suisses et les AEG pour la conservation de documents textuels à long terme. La norme définit une liste d’exigences par rapport au format PDF 1.4. et doit être donc utilisée avec la documentation relative au format PDF 1.4. Il s’agit d’une norme technique à rapprocher des normes définissant les formats TIFF, JPEG.

ISO 20652 – Space data and information transfer systems – Producer-archive interface – Methodology abstract standard (2006)
cette norme définit la phase d’Ingest, c’est-à-dire le processus d’échange de données entre un organisme producteur et un organisme d’archivage à long terme dans le cadre conceptuel d’OAIS.

ISO 23081 – Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements (2009)
Publiée en deux parties, “principes” et “mise en œuvre”, ISO 23081 est un guide pour comprendre, déployer et utiliser les métadonnées conformément au cadre défini par ISO 15489. La norme ne propose pas un jeu de métadonnée à proprement dit, mais présente un cadre permettant de définir un tel jeu au sein d’une institution à travers l’analyse des processus d’affaires. Tout comme l’ISO 15489, il s’agit d’une référence systématiquement rappelée dans les normes relatives au Records Management.

ISO 26122 – Information et documentation – Analyse des processus pour le management de l’information et des articles (2008)
ISO 26122 est une norme directement dérivée d’ISO 15489 qui détails l’analyse des processus de création et de conservation des records. Elle présente deux approches: une approche une fonctionnelle permettant de diviser les fonctions en composants et une approche séquentielle permettant de suivre le flux d’information au cours de la progression du processus.

ISO 30300 – Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire (2012-2013)
La famille de normes ISO 30300 à 30304 vise la mise en place au sein d’une institution d’un système de gestion des documents d’activité (dans la norme appelé SGDA, dans notre document coffre-fort électronique). Le SGDA définit des politiques, des objectifs et des lignes directrices pour contrôler les documents d’activité à travers des systèmes documentaires. La famille ISO 30300 présente donc un cadre stratégique de haut niveau au sein de l’organisation. Il convient de se référer à la norme ISO 15489 pour ce qui relève de l’opérationnel. Les différentes normes de cette famille visent les objectifs suivants :

– ISO 30300 décrit les principes essentiels et le vocabulaire


- ISO 30301 définit les exigences nécessaire à la mise en place d’un SGDA


– ISO 30302 est un guide de mise en œuvre


– ISO 30303 présente les exigences relatives aux organismes d’audit et de certification


– ISO 30304 est un guide d’évaluation.

NF Z42-020 – Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps (AFNOR-2012)
Cette norme contient deux chapitres clés : l’un décrit les fonctions minimales que doit posséder un coffre-fort numérique, l’autre précise son implémentation. La norme ne s’intéresse pas directement au contenu de ce qui est archivé. Le coffre-fort ne se préoccupe pas de la signification de l’information mais vise uniquement à assurer la préservation de trains de bits. Il est donc nécessaire de mettre en œuvre des outils complémentaires pour gérer l’identification, l’indexation, la consultation, la mise en forme, l’impression, etc. de ces objets numériques, d’où l’appellation de “composante coffre-fort numérique”.