Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique

Considérations sur les fameux 5% de documents à conserver sur le très long terme

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Sur l’ensemble des documents produits par une institution, nous, les archivistes, évoquons toujours une proportion de 5% de documents à valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle qui doivent être conservés à long terme.

Ce chiffre a souvent été formulé lors de nos fréquentes réunions ces derniers temps avec les DSI. Il y a quelques semaines, nous avons réalisé que ce chiffre n’était pas du tout compréhensible. En effet, nos interlocuteurs imaginent que 5% du contenu de chaque SI ou GED doit être conservé.

Nous avons donc commencé à préciser que ce chiffre représente un pourcentage quantitatif et non qualitatif. Que les données de certains SI, par exemple les données relatives aux médailles de chien, seront entièrement détruites au terme de leur DUAL (durée d’utilité administrative et légale). Et que d’autres seront intégralement conservées (état civil, registre foncier).

A ce stade arrivent les journées archivistiques 2013 de l’Université catholique de Louvain-la-Neuve (introduites par une présentation époustouflante du monde des Cités obscures  et de la place des archives dans ce monde par François Schuiten et Benoît PeetersRêves d’archives– un moment magique).

Et là, le lendemain, Normand Charbonneau,  Directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec,  affirme haut et fort qu’il faut en finir avec ce 5% ! qu’il ne faut plus jamais en parler ! Car le message n’est pas compris. Il faut dire, je le cite: “on conserve ce qui doit être conservé”. En rappelant que l’évaluation est fondamentalement au cœur de notre profession.

Alors oui, je crois qu’il faut faire très attention et arrêter de parler de ces 5% avec des interlocuteurs non-archivistes. Vous en pensez quoi?

Au fait, êtes-vous en possession d’un chien d’archives? Il y en a dans les Cités obscures: il s’agit de chiens dressés à retrouver la place d’origine d’un feuillet ou d’un document qui s’est égaré. Le chien d’archives renifle ce document et sait exactement retrouver de quel fonds il provient.  

L’Etat de Genève se dote d’une politique de bonne gouvernance des documents électroniques

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Le 27 février 2013, une étape essentielle a été franchie dans le projet de gouvernance des documents électroniques de l’administration cantonale: le document-cadre Bonne gouvernance des documents électroniques entre désormais en vigueur.

Ce document a pour objet les documents électroniques pendant leur durée de vie au sein de l’administration, de leur création à leur destruction ou versement aux Archives d’Etat. Cette période regroupe les deux premiers âges des archives sous la forme d’une DUAL, durée d’utilité administrative et légale.
Voici un petit résumé de ce document qui est disponible, avec ses annexes, sur le site des Archives d’Etat de Genève.

Objectif de ce document-cadre
Il a pour but d’exposer les objectifs d’une bonne gestion des documents électroniques et vise également à démontrer les avantages liés à de bonnes pratiques ainsi que les risques encourus si celles-ci ne sont pas appliquées. Ce document présente le cadre légal et normatif ainsi que les éléments fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques, et en décrit le processus général. Les exigences fonctionnelles et les directives techniques en sont exclues mais en constituent les annexes. Ce document ne se réfère pas à un outil existant.

LES POINTS FORTS

Objectifs et enjeux: une bonne gouvernance des documents électroniques répond aux quatre objectifs suivants, détaillés dans le texte:
–    rendre l’administration plus performante
–    faciliter le travail des collaborateurs
–    garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent
–    répondre aux exigences légales

Cadre légal: Il est rappelé que le cadre légal en matière de documents électroniques provient de différentes sources :

•    le droit fédéral
•    le code des obligations
•    le droit cantonal (dont la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données – LIPAD)
•    les lois et règlements spécifiques aux métiers

Cadre normatif: Les principales normes ISO et eCH (standards suisses de cyberadministration) sont listées et décrites. Une annexe détaille et décrit l’ensemble des normes et standards relatifs au Records management et à  l’archivage électronique.

Métadonnées : Il est rappelé que les métadonnées permettent d’assurer la gestion du cycle de vie du document, de sa création à sa destruction, notamment en définissant une durée de conservation (en fonction des exigences administratives ou légales) et un sort final. Les métadonnées sont un des éléments permettant de garantir l’authenticité des documents, leur traçabilité et leur gestion technique dans les systèmes d’informations métiers. Le recueil de métadonnées “Etat de Genève”, qui contient 29 métadonnées dont 8 sont obligatoires pour tout nouveau SI ou GED dans l’administration, constitue une annexe.

Coffre-fort électronique: Tous les documents n’ont pas la même portée. Ils ne relèvent donc pas tous des mêmes exigences légales et, par conséquent, des mêmes obligations en matière de conservation. Les documents à valeur légale doivent être conservés dans un coffre-fort électronique qui garantit leur authenticité, intégrité et traçabilité, pour autant que les processus soient décrits et suivis.

Le partenariat entre les différents acteurs:  Le rôle des différents acteurs doit être défini et un partenariat fort mis en place entre le métier, les responsables informatiques, les archivistes de département, les Archives d’Etat et les juristes.

ETABLIR une politique de gouvernance des documents électroniques est une étape indispensable de tout projet de gestion des documents électroniques. C’est un sujet qui concerne tous les acteurs en présence (directions des systèmes d’information, juristes, archivistes, informaticiens); c’est une responsabilité partagée qui doit être assumée.
La Bonne gouvernance des documents électroniques au sein de l’administration a été validée par les organes suivants:

•    le comité Record Management de l’Association des archivistes suisses (AAS)
•    le comité Record Management du groupe eCH
•    le Centre suisse de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST)