Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique (et parfois même un peu de poésie) – Anouk Dunant Gonzenbach

Un chignon déstructuré, le nouveau style de l’archiviste

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

La journée de travail de l’Association des archivistes suisses qui a eu lieu à Appenzell le 16 septembre dernier fut intéressante, trop comme on dit, même pas besoin de le préciser en fait. Ce que j’aimerais relever ici est une petite réflexion suite à une table ronde qui a réuni différentes professions évoluant autour des archives. Qui nous montre que nous n’avons pas fini de nous poser des questions sur l’évolution de notre métier et sur nous-mêmes.

Par exemple. Les historiens souhaitent accéder aux documents partout et tout le temps, donc évidemment nous nous devons de numériser l’entier des fonds. Mais en même temps, pour des recherches inédites, il faut des exclusivités. Donc la totalité de nos fonds doit être numérisée, mais pas tout.

Les salles de lectures tendent à devenir virtuelles, et le débat avance bien sur la question, on fait des efforts, on vous promet. Sauf que ce qui marche le mieux comme médiation, c’est les ateliers avec les enfants dans la vraie vie et dans l’institution. Et même avec les adultes. Carton plein, la matérialité on n’a pas trouvé mieux. Donc on doit faire du virtuel en vrai.

Parler d’humanités numériques devient une hérésie, parce que les humanités sont numériques (tout comme on ne devrait plus parler de documents électroniques parce qu’il est une évidence qu’on s’occupe des documents quel que soit le support, ni de digital archivist parce que l’archiviste est, tout simplement, @souslapoussiere on est d’accord). Or les étudiants ne maitrisent pas forcément encore les outils indispensables aux DH, outils qui ne sont d’ailleurs pas forcément enseignés. Fossé pas encore comblé. Donc buzz encore légèrement bluff.

Et enfin, les historiens souhaitent que les archivistes ne s’entourent pas d’autant de mystère (sic).

Des documents en ligne mais pas trop, des salles de lectures virtuelles pleines de vrais enfants, des humanités numériques mine de rien. En pleine lumière, mais pas au-delà du taux de lux supporté par les parchemins.

En résumé, des lentilles de contact et un chignon déstructuré.

« En préservant le passé, on offre des solutions pour l’avenir ». Ban-Ki-Moon. Et le présent?

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Ce qu’il y a de bien dans les conférences internationales archivistiques, c’est que les orateurs invités pour les keynotes speech du début montrent à quel point les archives sont indispensables. Alors on se rengorge, mais c’est vrai. Et l’orateur, c’est pas n’importe qui, celui qui a ouvert ce matin le Congrès du Conseil international des archives (ICA) qui se tient en ce moment-même à Séoul, c’est Ban-Ki-Moon.

Ce qu’il il y a de bien aussi aujourd’hui, c’est que sans être en Corée, on peut suivre les conférences grâce aux collègues qui gazouillent pour nous. Quasiment en direct donc de Séoul, voici les réflexions que l’ONU apporte sur les archives.

Ban-Ki-Moon, représenté par John Hocking (Assistant Secretary General UN) adresse ses félicitations à la communauté archivistique, car « les archives jouent un rôle important pour soutenir la justice et la réconciliation ». Les archivistes sont les conservateurs de l’histoire, dit-il. En préservant le passé, on offre des solutions pour l’avenir.

Son message est le suivant,  il est indispensable de documenter les atrocités pour en tirer des leçons. Ainsi, en consultant les archives du Rwanda, on peut comprendre comment et pourquoi les atrocités se sont développées et on peut tenter de prévenir les mêmes en décelant les éléments déclencheurs.

Dans notre nouvelle ère de la justice internationale moderne, les archives sont un outil pour anticiper les atrocités.

Ce qui est nettement moins cool, c’est l’ici et maintenant. C’est que la problématique est sous nos fenêtres, que la loi est ce qu’elle est, que les dossiers documentant les atrocités sont en train d’être produits, des dossiers de réfugiés et de migrants renvoyés des pays d’Europe par exemple, que nous devrons les archiver pour avoir du recul dans cinquante ans, pour que les survivants puissent se reconstruire dans cinquante ans, que nous fassions notre mea culpa dans cinquante ans, mais quelles sont les solutions pour l’avenir puisque nous n’en avons même pas pour le présent ?

Sans parler du cas de conscience citoyen, c’est un des paradoxes de notre profession, et là c’est plus compliqué de continuer à se rengorger.

Merci pour le direct à :

@Archivistes_AAF

@souslapoussiere

@archivist_chloe

@s_kwasnitza

D’archives et d’eau fraîche

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

De retour de Troyes où a eu lieu du 30 mars au premier avril 2016 le deuxième forum de l’association des archivistes français qui a réuni 800 personnes en 3 jours, 90 interventions et autant d’ateliers et de tables rondes sous le titre de « meta/morphoses, les archives bouillons de culture du numérique »,  je pourrais résumer la brillante et décoiffante conférence d’ouverture de Bruno Bachimont, mais vous en trouverez un ici, et l’exercice n’était pas facile.

Je pourrais rapporter en quelques mots toutes les conférences auxquelles j’ai assisté, les échanges, les relations avec les humanités numériques, l’open data, les plans à 3 à Troyes, les regards augmentés, la longue traîne du web, le retour ad fontes avec le numérique et l’encodage en TEI, le transmedia, les réseaux sociaux parce qu’on le vaut bien, la DS blanche en bas de la photo, le saumon qui remonte la rivière, l’archivologie, les limonades, l’infusion de RM, le web sémantique, l’hybridité, le CIGO, l’ISNI, le RDF et les SIG, mais les Tweetos ont effectué un superboulot et sous le #AAFtroyes16 on peut suivre un fil très complet ; des comptes-rendus sont aussi proposés sur le site du forum.

Je pourrais raconter toutes les réalisations du datasprint, mais les merveilleux animateurs qui ont dû passer leurs nuits blanches à l’organiser ont publié un document de synthèse. Je pourrais gifanimer avec le tutoriel qui se trouve ici.

Je pourrais ouvrir mon cœur pour laisser éclater ces bulles d’émotions pour celles et ceux qui ont organisé splendidement ce forum, m’émerveiller devant une amitié professionnelle à pois avec Céline Guyon, la présidente du comité scientifique et d’organisation, pétiller de mots ce plaisir de rencontres renouvelées et de rencontres nouvelles, mais j’aurais peur d’un peu pleurer.

Je pourrais raconter l’accueil en Champagne et au Champagne, l’andouillette AAAAA, les lunch box d’archives délicieuses, les mots enthousiastes du préfet pour notre profession, l’organisation sans faille, le repas de gala et le madison carré, les défis du geocaching héraldique, mais j’aurais trop envie d’y retourner et de continuer à bouillonner et à me métamorphoser. Je pourrais parler de tout cela mais comme je ne suis pas la seule à pouvoir vivre d’archives et d’eau fraîche, des comptes-rendus fleurissent un peu partout.

Alors en fait je voulais juste partager avec vous une petite réflexion qui m’a perturbée dans le train du retour. On dématérialise, on scanne, on numérise, on réseausocialise, on médationumérise, on linkedatéise et je suis la première à porter avec enthousiasme ces projets. Mais notre objectif doit-il vraiment être de vider nos salles de lectures (pour ceux qui ont la chance d’avoir encore des lecteurs) ? Ce faisant, on donne la chance évidemment à un public du monde entier d’accéder égalitairement à nos sources et ressources, mais cela doit-il se faire au détriment de l’accueil local ? Participons-nous ainsi dans ce monde de l’individualité à briser un peu de lien social ?

Je suis d’accord, le lien social ne relève ni de nos législations ni de nos missions. Mais ne faut-il pas pour autant se poser la question ? Fermer un ou deux jours une salle de lecture qui fonctionne pour donner nos forces à la numérisation (puisque ces forces ne sont pas extensibles) est-il totalement gagnant au niveau humain ? Ou alors faut-il ramener le public in situ par des événements autres, lectures, performances, ateliers ?

Je n’en sais rien, je livre mes questions brutes. Nous devons effectuer des choix stratégiques qui nous appartiennent. Mais je suis convaincue que si nous les professionnels, nous pouvons vivre d’archives et d’eau fraîche, il nous faut accueillir les autres et faire rayonner la finalité de tout cela au-delà du virtuel, dans la vraie vie.

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Cathédrale Saint-Pierre-et-Saint-Paul, Troyes

 

 

Le PIAF, l’amour et twitter

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par Anouk Dunant Gonzenbach

« L’amour est comme l’oiseau de Twitter ».

Mais pourquoi ai-je cette chanson de Stromae qui me vient à l’esprit? Je suis à Reykjavik, à la Conférence 2015 de l’ICA et j’assiste à l’assemblée générale de l’association internationale des Archives Francophones (AIAF). Je sais. Le PIAF est à l’ordre du jour. Association d’idées. Et je tweete. Le petit oiseau bleu vole dans ma tête et je discute avec Didier Grange, président du comité de pilotage du Portail depuis 2009.

De retour à la maison, j’aimerais m’arrêter sur cet outil fantastique le temps d’un petit billet, parce qu’il le vaut bien. Le portail international archivistique francophone – PIAF a été inauguré en 2005.

L’objectif principal du PIAF est de doter la communauté archivistique francophone de ressources utiles à la formation.

Ce portail comporte trois volets principaux :

1) Se former : ce volet est composé de 15 modules destinés à la formation et l’auto-formation. Ces modules couvrent tous les aspects de l’archivistique. C’est la partie la plus utilisée du site. Le module le plus téléchargé est celui consacré à la gestion des documents, par Cynthia Couture. Ce volet contient également un glossaire.

2) Se documenter : ce volet contient une bibliographie, dont la prochaine mise à jour sera en ligne fin 2015. A ma connaissance, le site du PIAF est le seul endroit où l’on peut trouver un tel outil. Cette bibliographie découle entre autre du dépouillement de plusieurs revues professionnelles dont Arbido ou la Gazette des archives. On y trouve également un annuaire qui donne accès aux sites Internet des archives de la Francophonie.

3) E Pro : il s’agit d’un espace de travail collaboratif, sorte de Facebook des archivistes qui permet de créer des groupes de travail et de partager ses propres réalisations. La nouvelle version devrait être mise en ligne en janvier 2016.

De nouveaux modules de formation sont en cours de réalisation : une partie sur l’audiovisuel et une autre sur les cartes et plans, par exemple. Le module 9, numérisation, sera également mis en ligne.

Ce portail est à considérer comme un référentiel en évolution. Le comité de pilotage est composé de 15 personnes. Des contributeurs et rédacteurs fournissent le contenu. Environ 1000 personnes sont inscrites dans la communauté E Pro. En 2016, ce site bénéficiera de nombreuses retouches.

Alors, Piafnaute ?

piaf

L’archiviste, le mot, l’image et moi et moi et moi…

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

On a beau lutter, rien n’y fait, notre image est poussiéreuse et à chignon. On se pose plein de questions. Changer de vocabulaire? Quand on remonte la chaîne documentaire pour aller dans la vie, la vraie, là où l’histoire c’est le présent, là où l’histoire est en devenir et non à écrire, on côtoie tout plein de gens formidables à qui on s’efforce de faire comprendre que le salut passe par la gouvernance de l’information, et on se heurte à notre désignation. Archiviste. Alors quoi, transformer le mot ? Records manager? gestionnaire de l’information? Colorier avec des pinceaux couleur glamour les différentes nuances de notre profession ? Est-ce que cela va changer quelque chose ?

C’est finalement sur l’ensemble du cycle de vie du document que nous avons un défaut d’image et que nous en souffrons (ou pas). La preuve par les Journées des archives de Louvain, lors desquelles un jeune collègue exprimait sa douleur relative à l’image de la barbe de l’archiviste qui pousse au rythme des années de fonction.

Je ne suis pas sûre qu’on arrive à changer le mot. Mais. Et le message, si on allait le refaire?

Jeunes (tout le monde est jeune, dans la tête) et enthousiastes, bien dans nos baskets et nos talons, nous approprier le message, le discours, les missions, les absorber et les transmettre avec nos mots, notre enthousiasme et nos convictions (les miennes sont ici).

Je sais, on le fait déjà, mais si on tentait cela en étant conscient de cette réappropriation ?

Oui je sais aussi, nous ne sommes pas au centre du monde, et si on l’oublie, Frédéric Sardet est là pour nous le rappeler (à coup de Chokotoff s’il le faut). Mais notre petit bout de monde, pourquoi pas le rendre un peu poétique parfois ?

C’était un petit coup de cœur à l’occasion de l’anniversaire des trois ans de ce blog.

Alors l’image autour du mot, on va la refaire ?

Ce qui m’a touchée lors de la conférence annuelle des archives à Gérone, octobre 2014

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Je ne vais pas faire ici un billet sur les points forts métier de cette passionnante conférence internationale (cela viendra peut-être dans un deuxième temps, hein @souslapoussiere ?). Non, ce dont je voulais témoigner ici, c’est des émotions suscitées par la séance de clôture et mes quelques réflexions qui en ont suivi.

A la toute fin de ce congrès de trois jours et en guise de conclusion, trois jeunes professionnels, actifs depuis une année au niveau de l’ICA (Association internationale des archivistes), ont témoigné de leur engagement. Il s’agissait pour l’ICA d’une volonté d’intégrer des jeunes professionnels au niveau international. Ces trois jeunes collègues viennent de pays où la problématique des archives relève d’un enjeu fort.

Brenda Mamvura (archives nationales du Zimbabwe) a parlé avec enthousiasme, un enthousiasme porteur de tout l’espoir que les archives peuvent apporter en matière de démocratie et de tout ce qu’il est possible de faire ensemble. Dynamique, convaincante et émouvante. Je ne suis pas la seule à avoir senti quelques larmes d’émotion pointer, je vous promets que c’est vrai. A la fin de ce discours, notre jeune collègue argentin a posé sa main sur le bras de Brenda, en un beau geste de solidarité. Il a ensuite enchaîné quelques mots, suivi par un jeune archiviste égyptien. C’était un moment fort.

Et là je me suis dit : nous sommes 900 archivistes ici. Il n’y a pas un gourou spécifique que nous sommes venus écouter. Aucun lobby à ce que je sache pour nous offrir des vacances dans les îles en nous demandant de tenir un certain discours (ou alors j’ai raté un truc). Les participants participent aux journées (ce qui implique qu’ils ne sont pas juste là pour vivre de folles nuits et dormir le jour). Pendant les pauses, les couloirs résonnent de discussions au sujet des présentations auxquelles nous avons assisté. D’échanges pointus entre geeks trop heureux de retrouver des pairs proches ou lointains géographiquement. De solidarité car nous vivons tous les mêmes questionnements, de l’Australie au Québec en passant par la Suisse, et arrivons à des conclusions semblables.

Des personnes motivées, convaincues, engagées et passionnées. Qui sont ici, à Gérone, par intérêt pour leur métier. 146 exposés sans publicité pour une marque spéciale, non, des présentations de projets réalisés avec plus ou moins de budget, portés par des personnes qui y croient et qui généralement bricolent au début avec les moyens du bord. La synthèse de réflexions sur les problématiques du moment.

Tout cela confirme davantage ce que j’écrivais dans un précédent billet : j’aime cette profession et les personnes qui l’exercent.

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Crédit photographique: http://www.girona.cat/sgdap/cat/index.php

Archiviste : pourquoi j’aime ma profession

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par Anouk Dunant Gonzenbach

J’ai essayé l’autre jour de formuler pourquoi après 12 ans d’expérience la profession d’archiviste me plaît – toujours- autant. Il faut dire qu’après tout ce temps, il y a encore beaucoup d’amis qui ont du mal à comprendre. Pas très glamour, ce qu’on fait ? Je livre ici le résultat de cette petite réflexion, en quatre mots-clés. Alors, pourquoi ?

Tout d’abord par émerveillement. A l’Université, j’ai eu la chance de choisir des séminaires d’histoire qui avaient lieu aux Archives cantonales. Je crois que c’est là que j’ai succombé à l’attrait de ces documents qui ont traversé les siècles. Un séminaire de paléographie plus tard, donné par une enseignante formidable qui nous a permis de lire les écritures des 16e et 17e siècles comme si on lisait le journal, j’ai pu me lancer pour mon mémoire dans les sources de l’Eglise de Genève. Déchiffrer la signature de Jean Calvin à côté de l’inscription d’un baptême – ohmondieu, il a tenu en main ce même registre- est quand même juste magique. Oui, souhait de rester proche de ces documents. De les conserver, de les mettre en valeur et de les faire connaître. De casser une certaine image de vieux papiers pleins de poussière dans une cave sombre : venez, les gens, découvrir les chartes médiévales et le contrat d’apprentissage de Jean-Jacques Rousseau. Tout de suite, le respect.

Par défi ensuite. Il y avait tant à faire, déjà avant l’arrivée du numérique. Je pense que ce n’est pas tellement un secret que les archivistes issus d’une licence en histoire se sont formés sur le terrain et que contrairement à nos amis bibliothécaires nous avons été moyennement sensibilisés à la normalisation qu’il y a beaucoup à faire dans une institution d’archives: des politiques à définir, l’adaptation aux normes archivistiques, dont certaines sont relativement récentes, des projets d’indexation à implémenter, des calendriers de conservation et des plans de classement à mettre en place du côté du records management, les mesures de conservation préventive. Est arrivé ensuite le côté geek de la chose avec les possibilités offertes par le numérique : la diffusion des inventaires, la numérisation des sources et leur accès en ligne. Et depuis 3-4 ans, affronter le défi majeur de l’archivage électronique. Cela nous demande d’acquérir de nouvelles connaissances et de nous intégrer dans le monde des informaticiens, ce que je trouve passionnant et très enrichissant. J’aime les projets et c’est un métier qui en propose carrément plus que les ressources disponibles ne permettent de le faire (bon, on les met, ces inventaires, sur la plateforme Opendata de la Confédération ?).

Par conviction. D’abord, les gros doutes. Ce métier est-il utile ? Bien sûr, être archiviste, cela ne fait de mal à personne et c’est sans doute mieux que de travailler pour un fabricant d’armes ; mais ne serait-il pas plus concret de mettre de l’énergie au service de la Croix-Rouge, d’une ONG, de projets de développement durable ? Et puis, la foi: les archives sont indispensables. Elles sont garantes d’un état de droit et peuvent être appelées à justifier les droits des citoyens et des institutions. Ce n’est pas pour rien que les archives sont une menace pour les régimes totalitaires, ce qui est très bien illustré dans cet extrait de 1984 : «Jour par jour, et presque minute par minute, le passé était mis à jour. On pouvait ainsi prouver, avec documents à l’appui, que les prédications faites par le Parti s’étaient trouvées vérifiées.[…] L’Histoire tout entière était un palimpseste gratté et réécrit aussi souvent que c’était nécessaire. […] la plus grande section du Commissariat aux Archives, bien plus grande que celle où travaillait Winston, était simplement composée de gens dont la tâche état de rechercher et rassembler toutes les copies de livres, de journaux et autres documents qui avaient été remplacées et qui devaient être détruites». La Déclaration universelle des archives, adoptée en 2011 par l’Unesco, souligne le rôle essentiel que jouent les archives dans la transparence administrative, la responsabilité démocratique, la protection des droits des citoyens et la construction de la mémoire individuelle et collective. Sans document d’état civil, je ne suis pas un citoyen. Sans le registre foncier, je n’ai pas de bien. Les archives ne sont pas un gadget pour quelques historiens sont vraiment l’un des piliers d’une démocratie. Dans cette optique, les projets d’archivage numérique sont indispensables. En effet, il faut préparer sans erreur possible la conservation de ces documents lorsqu’ils seront entièrement dématérialisés. On ne va pas tomber dans le pathos, non plus, hein, mais là c’est vraiment sérieux.

Pour la diversité. Elle contient mille facettes, cette profession. Il y a le contact avec les chercheurs, que nous orientons dans les fonds pertinents. Les recherches historiques pour répondre aux diverses questions sur l’origine des noms de rue, la biographie d’un savant pas trop connu, un bâtiment, une famille, certaines fois on se prend vraiment pour des détectives du passé. Du mouvement, puisqu’évidemment les lecteurs, qui se sont donnés le mot, viennent tous au même moment avec les pires questions compliquées le jour où le monte-charge est en panne. Le document inédit sur lequel on tombe par hasard. Les journées du patrimoine, lors desquelles les Archives font le plein (ce qui contredit quand-même le mépris du public pour la poussière). Le petit update qu’on s’accorde sur telle période historique qui nous échappe un peu. La fascination pour un fonds non versé que l’on découvre dans une tour de la Cathédrale. La collaboration avec les restaurateurs (vous êtes vraiment sûrs, là, qu’il faut immerger dans le bassin cette feuille manuscrite du 16e siècle ?). L’organisation de forums qui rassemble la communauté professionnelle de la région. Et les réseaux sociaux, hein, on s’y met ? La refonte du site web. La présentation des nouvelles acquisitions de la bibliothèque. L’exposition à monter (de la rédaction des légendes au nettoyage des vitrines). La curiosité n’est pas près d’être rassasiée, et je crois que cet inventaire ne va jamais s’arrêter…

Et puis, en plus de tout cela, une ouverture sur une thématique peut-être plus de société, celle de l’éducation numérique. En tant que professionnels de l’information, je pense que nous avons un rôle à jouer là-dedans (voir le petit cri du cœur précédent ). Non, ce n’est pas parce que ce n’est pas dans Google que ça n’existe pas. Oui, c’est écrit là sur internet, mais ça ne veut pas forcément dire que c’est juste. Les musées rajeunissent leur public, je crois profondément que nous pouvons aussi inscrire la visite d’une institution d’archives dans le programme scolaire au même titre que la visite d’un musée ou d’un Hôtel-de-Ville. Les enfants sont sensibles aux vieux documents, cela vaut la peine de leur montrer où se trouve une partie du savoir.

Pour toutes ces raisons, et bien plus, j’aime ma profession. Même si je ne pense pas que ce soit une vocation, comme a voulu me l’inculquer la directrice qui m’a engagée à l’époque, m’assurant que j’entrais en religion – il faut dire que les réunions de service étaient alors nommées « chapîtres généraux ».

Et, truffe au chocolat sur le gâteau, les archivistes sont très sympa et en majorité passionnés par ce qu’ils font. Et en plus, toujours partants pour partager une bière après l’effort, j’ai pu constater grâce à Twitter que cette caractéristique est largement confirmée. Partager un Orval sur une terrasse de Louvain-la-Neuve, un grand moment.

Citation: George Orwell, 1984, Folio Gallimard, 2001, pp. 62-63.

Retour sur la conférence de Carol Couture à Genève

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Lors d’une séance organisée le 14 mai 2012 par le forum des archivistes genevois en collaboration avec la HEG de Genève, Carol Couture, professeur, conservateur et directeur des archives à la Bibliothèque et Archives nationales du Québec depuis peu à la retraite et auteur de nombreux ouvrages sur les fondements de l’archivistique moderne, a raconté son parcours professionnel et les origines de l’archivistique moderne lors d’une discussion animée par Didier Grange, archiviste de la Ville de Genève.

Carol Couture  est revenu sur sa carrière et les défis rencontrés. Ces propos passionnants ont été enregistrés par Infoclio  et la conférence peut s’écouter ici.

Je voudrais ici revenir sur quelques points qu’il a développés suite aux questions du public et que je voudrais mettre en lumière :

  • L’évaluation. A une question générale sur « pourquoi ne faut-il pas tout garder puisque les données numériques ne prennent pas de place », Carol Couture a remis l’église au milieu de village et l’évaluation au cœur de la mission de l’archiviste. Le pire service à rendre à la société serait de tout garder et la conservation totale est une mauvaise réponse. En effet, le but de l’évaluation est de permettre in fine de trouver la bonne information et non pas des milliers d’informations.  La proportion de documents à garder pour leur valeur de témoignage est et reste de 5 à 10%, un chiffre reconnu scientifiquement.

L’archiviste a-t-il vraiment les compétences pour évaluer ? A cette question, Carol Couture répond que l’archiviste a les compétences pour réunir autour de la table les personnes qui ont créé, utilisent et ont besoin du document pendant sa période active, les juristes, les historiens, le cas échéant les gens du monde du théâtre, etc. La décision doit être prise en commun par l’ensemble de ces acteurs, et lorsque cet ensemble a donné son accord, alors l’archiviste a fait son travail. L’évaluation est une tâche que l’archiviste ne peut pas faire seul, mais c’est à lui d’initier la discussion et d’obtenir une décision.  Il est vrai que souvent, effectivement, on entend ce questionnement de la part des historiens, qui s’étonnent que l’archiviste décide tout seul de ce qui a de la valeur (ce serait d’ailleurs également un danger que l’historien décide tout seul de la valeur d’un document). Et bien non, l’archiviste ne décide pas tout seul.
Transposition dans le monde numérique : le volume d’informations a explosé mais les moyens technologiques sont peut-être des alliés qui rendent les choses possibles puisqu’on peut intégrer en amont des métadonnées sur le sort final des documents.
 

  •  Document électronique et respect des fonds. L’un des buts en matière de document numérique est de conserver son authenticité et son intégrité et donc de garantir sa traçabilité, ce qui correspond à notre principe de base de respect des fonds. On pourrait même ajouter que c’est là la valeur ajoutée que l’on peut transposer du monde de l’écrit au monde numérique : la conscience de l’archiviste du besoin d’intégrité et d’authenticité du document.
  • Passage du papier au numérique : le monde numérique transcende le clivage RM-archives définitives.  Les principes restent les mêmes mais les méthodes changent. Le numérique nous oblige à nous discipliner en tant qu’archivistes. Avant, nous arrivions avec de grands principes que les administrations n’appliquaient pas forcément mais désormais il est absolument nécessaire que ces principes soient appliqués (pour moi, le point clé revient à l’évaluation dès la création du document pour éviter la conservation totale de la production d’une administration). Et les technologies numériques n’ont pas été créées pour la conservation mais pour la diffusion des informations : c’est à l’archiviste de mettre en avant cette inquiétude.
  •  Est-ce que les pratiques vont s’uniformiser au niveau mondial ? L’archivistique est liée aux systèmes politiques, ce qui a engendré les différences d’approches actuelles, Mais les programmes de formation ont des lignes communes entre les pays, et il existe de plus en plus de normes. Pour Carol Couture, nous allons arriver à un équilibre entre les distinctions, une normalisation s’installe.
  •   « Quels conseils donneriez-vous aux jeunes archivistes ? » Carol Couture répond qu’il faut être fier d’exercer cette profession. Il conseille de rester à la « fine pointe » des connaissances et de respecter les disciplines qui nous entourent.

Beau programme !
 

Les mains dans le cambouis et la théorie des 3 âges

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Il y a bientôt deux ans, en août 2010, deux archivistes (archives online) bloguaient un article un peu iconoclaste sur la théorie des 3 âges  remise en cause par l’archivage électronique, en se basant sur  une conférence de Marcel Cayla, “La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ?” (Conférence prononcée le Jeudi 2 décembre 2004, Conférences de l’Ecole des Chartes).

En mars 2012, Michel Roberge dans son billet sur la théorie des 3 âges revisitée  propose carrément “un nouveau modèle conceptuel de gestion du cycle de vie en deux temps : une durée de vie utile (en nombre total d’années ou sur une base temporelle plus petite – mois, semaines ou jours -, selon les besoins) et un sort final lorsque les documents et les dossiers n’ont plus d’utilité pour la gestion des activités qu’ils documentent : à détruire, à conserver en totalité comme documents d’archives ou à trier (conserver les documents ou les dossiers ayant une valeur d’archives et détruire le reste).” Daniel Ducharme répond à ce billet par le commentaire suivant: “Déjà, lors d’une conférence au congrès de l’AAQ en 2006, j’ai remis en question le cycle de vie tel qu’appliqué au Québec, notamment dans le milieu des organismes publics soumis à la Loi sur les archives. […] Personnellement, je préconise le modèle de la DUAL: durée d’utilisation administrative et légale.”

De mon côté, j’en étais arrivée à cette conclusion deux semaines auparavant, lors de la préparation d’un exposé présentant deux projets complémentaires et distincts: un projet de gestion des documents électroniques au sein d’une administration, suivi par un projet d’archivage électronique à long terme des documents de cette administration évalués comme historiques. Pour expliquer à des responsables informatiques et des chefs de projet le cycle de vie du document papier, tout est simple: les documents actifs sont conservés dans les bureaux pendant leur durée de vie administrative, lorsqu’ils ne sont plus utilisés ils sont descendus dans les caves jusqu’à la fin de leur durée de vie légale, puis ils sont soit détruits soit versés aux archives. Facile.

Même exercice pour expliquer le cycle de vie d’un document électronique: impossible. Le document électronique est créé et reste dans une arborescence, une GED, un SI jusqu’à sa destruction (si les choses sont bien prévues dès le départ) ou son versement. Comment faire un shéma simple alors? A mon sens, la distinction se fait entre les documents dont il faut garantir la valeur probante et les autres. En effet, il faut pouvoir garantir pour ces documents leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité. Il y aurait donc une durée de vie administrative et légale (DUAL) pendant toute la vie du document électronique au sein de l’administration, à ce terme le document sera détruit ou versé sur une plateforme d’archivage pérenne. A l’intérieur de la DUAL, les documents dont il faut garantir la valeur probante doivent être versés dans un SAE qui peut être inclus ou joint à une GED ou un SI. Ce qui donne ceci:

 

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CC-BY Schéma mis à jour le 13 février 2015

Faut-il utiliser dès lors la notion de records continuum? Je n’arrive pas encore à répondre à cette question. A première vue, la littérature relative à  ce sujet introduit le concept du records continuum déjà pour les documents papiers. Certains écrivent même que dès lors que l’on passe au numérique, il n’y a pas besoin de déterminer un sort final dès la création du document (!!). La question reste ouverte, mais ce qui m’importe en ce moment, c’est surtout de trouver un moyen simple et compréhensible d’expliquer les choses à un public de non-archivistes plutôt que de réfléchir à des concepts. Mais ça reste à creuser.