Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique (et parfois même un peu de poésie) – Anouk Dunant Gonzenbach

Les documents du Service des tourniquets ou comment faire un e-learning sur les archives

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Depuis de nombreuses années, les Archives d’Etat de Genève proposent un cours de deux jours, deux fois par année, aux collaborateurs de l’Etat qui s’y inscrivent (à raison d’une vingtaine de participants par session). L’objectif est de présenter cette institution et de sensibiliser les participants à l’importance de la gestion documentaire.

Au fil des années, numérique oblige, les cours se sont modifiés et étoffés. Alors comme tout ce qu’on fait depuis de nombreuses années, et que tradition n’est pas synonyme de fossilisation, on a décidé de revoir entièrement ce cours avec la méthode de la spirale (fixer le macro-objectif, les objectifs qui en découlent, les contenus nécessaires pour atteindre le tout, et décliner tout cela à travers les différentes interventions qui ont lieu sur ces deux jours).

A cette occasion, le Service de formation de l’administration nous a proposé de réaliser un e-learning sur les archives, qui fonctionnerait comme un préalable à la formation en présentiel.

Une offre très tentante, mais est-ce bien raisonnable en ces périodes de folie dans lesquelles notre temps est consacré à vérifier la qualité des SIP, des version des PDFa-1, des nommage des fichiers et des images numérisées en plus de tout ce que faisaient nos pères en archives depuis la nuit des temps ?

Et bien si, c’est raisonnable, puisque cela va contribuer à amener de l’eau à notre moulin, renforcer notre bâton de pèlerin (devenu sabre-laser depuis) et dépoussiérer notre chignon déjà destructuré, et de toutes façons, depuis quand les archivistes passionnés sont-ils raisonnables ?

La réalisation est confiée à une agence de digital learning, qui va conduire ce projet. Cela signifie pour nous –une super collègue à l’origine de la motivation sur cette affaire et moi-même- de participer, accompagnées par deux personnes du Service de formation de formation, à quatre demi-journées de travail lors desquelles nous allons devoir expliquer notre métier et l’importance de la gestion documentaire à nos interlocuteurs. Cela peut paraître fastidieux vu comme ça, mais vous voyez l’aubaine, quatre demi-journées à parler de notre travail ? Sous la conduite douce mais accrochée à son cap de la directrice de l’agence, ni le nord ni les objectifs ne se perdent en route. Le public-cible de cet e-learning reste bien l’ensemble des collaborateurs de notre administration.

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Comme scénario fictif, nous créons le service des tourniquets de l’Etat, lequel a été pourvu d’un plan de classement, d’un calendrier de conservation et d’une mission légale qui intéressera des dizaines de chercheurs du futur. Un peu de poésie ne fait jamais de mal.

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Nos deux collègues du Service de formation et l’agence de digital learning se sont trouvés un peu désemparés: le cycle des documents et les archives ont commencé à les intéresser, à les intéresser même beaucoup, même que maintenant ils nous disent qu’ils ont la pression dès qu’ils créent un document (ça vous étonne ?).

Alors voilà  le résultat d’un projet passionnant, mené à bien en un temps record et qui répond à nos objectifs de départ. On va voir maintenant comment va se passer son cycle de vie.

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La gouvernance des documents électroniques dans l’administration cantonale genevoise : genèse et mise en œuvre

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Voici le résumé de mon article sur la gouvernance des documents électroniques dans l’administration genevoise, qui a paru dans la Revue électronique suisse de sciences de l’information – www.ressi.ch (n. 14, décembre 2013).

Résumé

Les ressources documentaires d’une institution permettent sa bonne gouvernance. Les documents papier sont  adéquatement gérés et conservés dans l’administration cantonale genevoise, mais les processus de travail changent profondément : les projets de cyberadministration se multiplient et les documents électroniques sont de plus en plus utilisés dans les transactions. Il était donc nécessaire de poser le cadre général d’une bonne gestion des documents électroniques au sein de l’Etat. Première synthèse de ce projet que nous poursuivons, cet article en expose la genèse et les principales étapes. Il présente le document Politique de gouvernance des documents électroniques dans l’administration genevoise, fruit de la collaboration entre les Archives d’Etat de Genève et la Direction générale des systèmes d’information de l’Etat ainsi que les grands axes de la gestion des documents électroniques définis par cette Politique. Il fait également le point sur les questions relatives à la valeur probante du document électronique.

Article complet

Outils concrets pour archivistes et RM: le cadre de référence RM

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Le cadre de référence Records Management de l’Association des archivistes suisses (AAS)

Le Cadre de référence RM, développé par le groupe Records Management & Archivage définitif de l’Association des Archivistes suisses, revêt la forme d’une boîte à outils (Baukasten RM en allemand) mettant à disposition de la communauté des modèles de documents rédigés par différentes organisations et institutions.

Structuré sur la base de la norme ISO 15489, le site propose une approche théorique en trois parties : la phase d’analyse, la phase de conception et la phase de réalisation. Les processus appartenant à chaque phase sont analysés et décrits.

Le point fort de ce cadre de référence est la mise à disposition de documents produits par différentes institutions cantonales d’archives, par les Archives fédérales suisses et par des entreprises privées. Selon leur objet, ces documents sont rattachés à l’une au l’autre phase de RM. Certains de ces documents ne sont pas publiés et sont donc disponibles uniquement sur ce site, qui réunit ainsi une grande richesse de matériel.

Chaque institution ou organisation est invitée à contribuer à ce Cadre de référence en proposant ses propres documents, par le biais d’un formulaire.

http://www.vsa-aas.org/fr/aktivitaet/gt-records-management/rm-baukasten/

L’Etat de Genève se dote d’une politique de bonne gouvernance des documents électroniques

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Le 27 février 2013, une étape essentielle a été franchie dans le projet de gouvernance des documents électroniques de l’administration cantonale: le document-cadre Bonne gouvernance des documents électroniques entre désormais en vigueur.

Ce document a pour objet les documents électroniques pendant leur durée de vie au sein de l’administration, de leur création à leur destruction ou versement aux Archives d’Etat. Cette période regroupe les deux premiers âges des archives sous la forme d’une DUAL, durée d’utilité administrative et légale.
Voici un petit résumé de ce document qui est disponible, avec ses annexes, sur le site des Archives d’Etat de Genève.

Objectif de ce document-cadre
Il a pour but d’exposer les objectifs d’une bonne gestion des documents électroniques et vise également à démontrer les avantages liés à de bonnes pratiques ainsi que les risques encourus si celles-ci ne sont pas appliquées. Ce document présente le cadre légal et normatif ainsi que les éléments fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques, et en décrit le processus général. Les exigences fonctionnelles et les directives techniques en sont exclues mais en constituent les annexes. Ce document ne se réfère pas à un outil existant.

LES POINTS FORTS

Objectifs et enjeux: une bonne gouvernance des documents électroniques répond aux quatre objectifs suivants, détaillés dans le texte:
–    rendre l’administration plus performante
–    faciliter le travail des collaborateurs
–    garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent
–    répondre aux exigences légales

Cadre légal: Il est rappelé que le cadre légal en matière de documents électroniques provient de différentes sources :

•    le droit fédéral
•    le code des obligations
•    le droit cantonal (dont la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données – LIPAD)
•    les lois et règlements spécifiques aux métiers

Cadre normatif: Les principales normes ISO et eCH (standards suisses de cyberadministration) sont listées et décrites. Une annexe détaille et décrit l’ensemble des normes et standards relatifs au Records management et à  l’archivage électronique.

Métadonnées : Il est rappelé que les métadonnées permettent d’assurer la gestion du cycle de vie du document, de sa création à sa destruction, notamment en définissant une durée de conservation (en fonction des exigences administratives ou légales) et un sort final. Les métadonnées sont un des éléments permettant de garantir l’authenticité des documents, leur traçabilité et leur gestion technique dans les systèmes d’informations métiers. Le recueil de métadonnées “Etat de Genève”, qui contient 29 métadonnées dont 8 sont obligatoires pour tout nouveau SI ou GED dans l’administration, constitue une annexe.

Coffre-fort électronique: Tous les documents n’ont pas la même portée. Ils ne relèvent donc pas tous des mêmes exigences légales et, par conséquent, des mêmes obligations en matière de conservation. Les documents à valeur légale doivent être conservés dans un coffre-fort électronique qui garantit leur authenticité, intégrité et traçabilité, pour autant que les processus soient décrits et suivis.

Le partenariat entre les différents acteurs:  Le rôle des différents acteurs doit être défini et un partenariat fort mis en place entre le métier, les responsables informatiques, les archivistes de département, les Archives d’Etat et les juristes.

ETABLIR une politique de gouvernance des documents électroniques est une étape indispensable de tout projet de gestion des documents électroniques. C’est un sujet qui concerne tous les acteurs en présence (directions des systèmes d’information, juristes, archivistes, informaticiens); c’est une responsabilité partagée qui doit être assumée.
La Bonne gouvernance des documents électroniques au sein de l’administration a été validée par les organes suivants:

•    le comité Record Management de l’Association des archivistes suisses (AAS)
•    le comité Record Management du groupe eCH
•    le Centre suisse de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST)

Les normes eCH: le RM et l’archivage électronique à moyen et à long terme

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Par Emmanuel Ducry

Formée de représentants de la Confédération, des cantons, des communes, d’organisations, d’universités, d’entreprises et de membres individuels, l’association eCH élabore les standards en matière de cyberadministration suisse. Ceux-ci ont valeur de recommandations et ne représentent en aucune façon une quelconque force légale. Mis à disposition gratuitement, ces documents sont en général disponibles en français. Nous présentons ici les standards eCH liées au Records Management ou l’archivage à long terme des documents numériques.

CC-BY

Conduite de projet (HERMES) – eCH-0054
La norme eCH-0054 “Norme pour la conduite de projets informatiques (HERMES)” recommande l’utilisation de la méthode HERMES comme modèle pour la conduite de projet dans le domaine informatique.

Définition du Records Management – eCH-0002 – eCH-0026 – eCH-0038
La norme eCH-0002 définit le Records Management en reprenant la norme ISO 15489 et en l’intégrant au cadre eCH. La norme ne présente pas intégralement la norme ISO 14489 mais renvoie à celle-ci pour le détail.

Cette norme est complétée par la norme eCH-0026 “Umsetzungshilfen Records Management” (outils de mise en œuvre du Records Management) qui propose des définitions et renvoie à des exemples en matière d’introduction à la gestion des documents, de politique d’archivage, de processus de gestion et de plan de classement.

La norme eCH-0038 “Records Management Framework – Informations Management im eGovernment” présente également le cadre général du Records Management et l’articulation des différentes normes eCH relatives. La norme aborde les domaines des exigences légales, des processus et de la technique.

GEVER source de bonnes pratiques – eCH-0037 – eCH-0057
Le programme GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung) est le plan d’action relatif au traitement des données et des documents électroniques de la Confédération. Il s’agit d’un train de mesures visant à moderniser la gestion des documents et des informations dans l’administration fédérale. Le programme GEVER applique les normes eCH en les adaptant au contexte de l’administration fédérale. De ce fait, la documentation et le cadre GEVER ne peuvent être appliqués directement aux cantons. Ils représentent néanmoins un exemple en matière de réalisation et de bonnes pratiques. C’est ce que rappellent les deux normes suivantes :

eCH-0037 “Directives GEVER Confédération” signale que les directives GEVER ont été élaborées en conformité avec les normes eCH et concrétisent la mise en place d’eCH-0002 Records Management. Elles forment ainsi une excellente référence en matière de Records Management.

eCH-0057 “Guide pour projets GEVER et de Records Management” présente le “guide GEVER” comme un modèle en matière d’expériences et de bonnes pratiques. La norme ne fait que signaler l’existence du guide. Pour le détails, il est donc nécessaire de se référer à celui-ci (en allemand).

Interface de cyberadministration – eCH-0039 – eCH-0147
La norme eCH-0039 “Interface de cyberadministration pour dossiers et documents” définit un format d’échange homogène pour les dossiers et documents électroniques au-delà des frontières des systèmes et indépendamment des solutions spécifiques.  Se plaçant dans le contexte d’eCH-0002 Records Management, il se base sur les normes eCH-0058 cadre d’annonce, sur  les normes eCH relatives à XML (notamment eCH-0018 Best Practices et eCH-0035 Conception de Schémas XML) ainsi que sur les ensembles de normes relatifs aux référencement de personnes et d’objets.

La norme eCH-0039 ne présente cependant pas des spécifications directement applicables techniquement. Celles-ci doivent être adaptées à un contexte sous la forme d’un “groupe de messages”. C’est ce que fait la norme eCH-0147 “Groupe de message GEVER” qui précise eCH-0039 dans le cadre d’un échange de dossiers et documents électroniques avec le système GEVER de la Confédération. Il s’agit en sommes d’un sous élément de la norme eCH-0039. Pour l’instant unique en son genre, d’autres normes de ce type pourraient voir le jour dans le futur.

Interface de versement SIP – eCH-0160
La norme eCH-0160 “Interface de versement SIP” comprend les spécifications de versement de dossiers et documents à des fins d’archivage à long terme. Il s’agit d’une précision du Submission Information Package (SIP), l’un des principaux concepts de l’Open Archival Information System OAIS (ISO 14721). eCH-0160 et la norme retenue par les Archives fédérales suisses en matière d’archivages à long terme.

SAGA – eCH-0014
La norme eCH-0014 SAGA “Standards und Architekturen für eGovernment – Anwendungen Schweiz, Normes et architectures pour les applications de cyberadministration en Suisse” présente sous forme condensée les directives techniques à respecter pour la réalisation d’applications de cyberadministration en Suisse. En plus de présenter le concept d’architecture du système et d’interface, le document liste les normes et protocoles utilisés dans le cadre de la stratégie de cyberadministration suisse en matière de communication, webservice, sécurité, format de fichiers et de données. Il s’agit d’un document de référence pour tout projet de cyberadministration.

Cadre d’annonce – eCH-0058
La norme eCH-0058 “Norme d’interface : cadre d’annonce” définit la manière dont les informations sont structurées lors d’échanges d’informations entre administration. Elle décrit également le déroulement général de l’échange. La norme eCH-0039 “Interface de cyberadministration pour dossiers et documents” se base sur le contenu de ce standard pour la définition de son interface de cybermadministration.

Utilisation d’XML – eCH-0018 – eCH-0033 – eCH-0035 – eCH-0050
C’est un ensemble de plusieurs normes qui définit les pratiques en matière d’utilisation d’XML. La référence principale est eCH-0018 “XML Best Practices” qui présente les règles à respecter lors de l’utilisation du langage XML et des schémas XML. Il met l’accent sur les mécanismes de base et les principes qui intéressent en règle générale les utilisateurs de schémas XML. Cette norme est complété par les éléments suivants :

– eCH-0033 “Description d’espaces nominatifs XML” définit la forme sous laquelle les espaces de noms XML (namespace) doivent être décrits. L’objectif est de mettre à disposition des utilisateurs une source claire pour la documentation relative à un espace nominatif donné.

– eCH-0035 “Conception de schémas XML” détaille la structure interne des schémas XML de façon à permettre une réutilisabilité maximale de tout ou une partie des schémas XML concernés.

– eCH-0050 Hilfskomponenten zur Konstruktion von XML Schemas (composants auxiliaires pour la construction de schémas XML) précise la manière de définir les composants auxiliaires qui peuvent être utilisés dans un schéma XML.

Référencement de personnes – eCH-0007 – eCH-0008 – eCH-0010 – eCH-0044 – eCH-0046 – eCH-0097
Sous cette appellation, on trouve en fait deux ensembles de normes visant à de structurer les données permettant d’identifier les personnes lors d’échanges d’informations entre administration.

Il s’agit tout d’abord des normes touchant au référencement des personnes physique avec eCH-0044 “Identification de personnes” et eCH-0046 “Données de contact”. Viennent ensuite les éléments concernant les personnes morales. Il s’agit là d’un groupe de normes constitué de eCH-0097 “Datenstandard Unternehmensidentifikation” (Normalisation des données relatives à l’identifications d’entreprise), eCH-0007 “Datenstandard Gemeinden”(Normalisation des données relatives aux communes) et eCH-0008 “Datenstandard Staaten und Gebiete” (Normalisation des données relatives aux Etats et régions).

Ces deux ensembles recourent à la norme eCH-0010 “Adresses postales” définissant la manière de structurer les adresses postales.

Référencement d’objet – eCH-0129 – eCH-0130 – eCH-0131 – eCH-0132 – eCH-0133
Cet ensemble repose sur une norme de portée générale, eCH-0129 “Référencement d’objets” qui se décline ensuite en sous-normes propres à l’identification des objets dans des domaines spécifiques. Nous avons ainsi eCH-0130 “Domaine Construction”, eCH-0131 “Domaine Mensuration officielle”, eCH-0132 “Domaine Assurance”, et eCH-0133 “Domaine Impôts”. D’autres de ces normes sont attendues.

Les normes ISO : le RM et l’archivage électronique à moyen et long terme

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par Emmanuel Ducry et Anouk Dunant Gonzenbach

Notre liste – qui n’est pas un inventaire à la Prévert

Nous avons étudié les normes principales relatives à la gestion des documents électroniques que nous présentons selon les catégories suivantes:  les normes relatives au Records Management et les normes relatives à  l’archivage à long terme des documents électroniques. Elles sont décrites ci-après selon leur ordre numérique.

Nous avons réalisé un schéma pour synthétiser cette question:


CC-BY 

MoReq –  Modular Requirements for Records Systems (2011)
Recueil d’exigences pour l’organisation de la gestion des documents électroniques basé sur la norme ISO 15489, qui expose la problématique et les fonctionnalités attendues d’un système de gestion des documents électroniques (établi par l’Union européenne).

ISO 13008 – Information et documentation – Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques (2012)
Publiée en 2012, ISO 13008 définit les exigences, la planification et les procédures en matière de conversion (changement de format) et de migration (changement de support) des documents numériques afin d’en préserver l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité.

ISO 13028 – Information et documentation – Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements (2006)
Cette norme propose des directives pour la conduite de projets de numérisation. Elle analyse les processus de numérisation et de conservation des informations numérisées produites de façon à assurer l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité des documents obtenus d’un bout à l’autre de la chaîne.

ISO 14641:  Archivage électronique – Spécifications relatives à la
conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la
conservation d’informations électroniques (2012)
ISO 14641 présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité aussi bien à court terme que dans la longue durée. Très complète, elle comprend également des informations relatives aux tiers-archiveurs.

ISO 14721 – Systèmes de transfert des informations et données spatiales – Système ouvert d’archivage d’information – Modèle de référence (2003)
Il s’agit de la version ISO de la norme OAIS publiée en 2002 par le Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Cette norme définit un vocabulaire et un ensemble de concepts permettant d’appréhender, de façon globale et complète, la question de l’archivage électronique à le long terme. Le modèle OAIS constitue une référence décrivant dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver des données numériques sur le long terme pour en garantir l’accès. La mise en œuvre de cette norme permettra de s’assurer la fiabilité de l’exploitation des données électroniques. 

ISO 15489 – Information et documentation – Records management (2001)
La norme ISO 15489 est la référence dans le domaine du Record Management. Elle définit la notion de Records Management et présente les exigences permettant aux organisations de produire et de conserver des documents authentiques, fiables, exploitables et intègres quel qu’en soit le support (physique ou numérique). Cette norme est rappelée ou mise en œuvre dans la plupart des textes relatifs au Records Management.

ISO 16175 – Information et documentation – Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau (2012)
Tirée des recommandations du Conseil international des archives (ICA-Req) cette norme présente les principes et exigences de fonctionnement d’un système de gestion des documents et définit des principes et bonnes pratiques en matière de système d’archivage des documents électroniques avec pour objectif d’accroître l’automatisation des processus de Records Management . Le premier module présente le contexte et les déclarations de principes. Le second module fait concurrence à MoReq puisque l’on y trouve des recommandations et exigences fonctionnelles pour la gestion des documents dans un environnement électronique. Enfin, le troisième module, plus original, présente comment installer ces fonctionnalités dans des applications métier au lieu d’un système centralisé.

ISO 16363 – Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories (2012)
Cette norme définit les pratiques recommandée en matière d’évaluation de la fiabilité des dépôts numériques.

ISO 18492 – Conservation à long terme de documents informationnels (2005)
Cette norme fournit des conseils méthodologiques pratiques pour la préservation à long terme et la récupération de documents informationnels, dans leurs formes authentiques, lorsque le délai de conservation est supérieur à la durée de vie prévue de la technologie (matérielle et logicielle) utilisée pour créer et maintenir l’information.

ISO 19005-1 – Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) (2005)
Cette norme définit le format PDF/A, format préconisé par les Archives fédérales suisses et les AEG pour la conservation de documents textuels à long terme. La norme définit une liste d’exigences par rapport au format PDF 1.4. et doit être donc utilisée avec la documentation relative au format PDF 1.4. Il s’agit d’une norme technique à rapprocher des normes définissant les formats TIFF, JPEG.

ISO 20652 – Space data and information transfer systems – Producer-archive interface – Methodology abstract standard (2006)
cette norme définit la phase d’Ingest, c’est-à-dire le processus d’échange de données entre un organisme producteur et un organisme d’archivage à long terme dans le cadre conceptuel d’OAIS.

ISO 23081 – Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements (2009)
Publiée en deux parties, “principes” et “mise en œuvre”, ISO 23081 est un guide pour comprendre, déployer et utiliser les métadonnées conformément au cadre défini par ISO 15489. La norme ne propose pas un jeu de métadonnée à proprement dit, mais présente un cadre permettant de définir un tel jeu au sein d’une institution à travers l’analyse des processus d’affaires. Tout comme l’ISO 15489, il s’agit d’une référence systématiquement rappelée dans les normes relatives au Records Management.

ISO 26122 – Information et documentation – Analyse des processus pour le management de l’information et des articles (2008)
ISO 26122 est une norme directement dérivée d’ISO 15489 qui détails l’analyse des processus de création et de conservation des records. Elle présente deux approches: une approche une fonctionnelle permettant de diviser les fonctions en composants et une approche séquentielle permettant de suivre le flux d’information au cours de la progression du processus.

ISO 30300 – Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire (2012-2013)
La famille de normes ISO 30300 à 30304 vise la mise en place au sein d’une institution d’un système de gestion des documents d’activité (dans la norme appelé SGDA, dans notre document coffre-fort électronique). Le SGDA définit des politiques, des objectifs et des lignes directrices pour contrôler les documents d’activité à travers des systèmes documentaires. La famille ISO 30300 présente donc un cadre stratégique de haut niveau au sein de l’organisation. Il convient de se référer à la norme ISO 15489 pour ce qui relève de l’opérationnel. Les différentes normes de cette famille visent les objectifs suivants :

– ISO 30300 décrit les principes essentiels et le vocabulaire


- ISO 30301 définit les exigences nécessaire à la mise en place d’un SGDA


– ISO 30302 est un guide de mise en œuvre


– ISO 30303 présente les exigences relatives aux organismes d’audit et de certification


– ISO 30304 est un guide d’évaluation.

NF Z42-020 – Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps (AFNOR-2012)
Cette norme contient deux chapitres clés : l’un décrit les fonctions minimales que doit posséder un coffre-fort numérique, l’autre précise son implémentation. La norme ne s’intéresse pas directement au contenu de ce qui est archivé. Le coffre-fort ne se préoccupe pas de la signification de l’information mais vise uniquement à assurer la préservation de trains de bits. Il est donc nécessaire de mettre en œuvre des outils complémentaires pour gérer l’identification, l’indexation, la consultation, la mise en forme, l’impression, etc. de ces objets numériques, d’où l’appellation de “composante coffre-fort numérique”.

Les archivistes viennent de l’espace: comment communiquer avec le monde des DSI (2)

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

N’hésitons pas à expliquer ce que font les archivistes

Petite réflexion partagée pré-vacances :

Nous partons souvent du principe que nos interlocuteurs savent ce que nous faisons et forts de ce faux principe nous omettons de le leur expliquer.
Le malentendu s’installe alors lorsque l’on se trouve sur le sujet de l’archivage à long terme. Car pour notre interlocuteur qui vient du monde de l’informatique le long terme dure entre 3 et 5 ans, voire 20 ans quand on insiste sur la valeur légale d’un document né-numérique.

Il est loin de s’imaginer que pour nous, provenant de l’espace, le long terme se compte en centaines d’années. Même si nous, en tant qu’archivistes,  on ose à peine croire à cette durée en terme d’archivage électronique, mais c’est un autre problème: en effet la définition officielle de l’archivage à long terme en Suisse, telle que définie par le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques CECO/KOST précise que : “l’archivage à long terme des documents électroniques remis à des Archives a pour objectif de faire en sorte que les documents électroniques restent durablement compréhensibles et  que leur authenticité, leur intégrité et leur accessibilité soient garanties. Par durablement, on entend une durée illimitée, au minimum plusieurs générations de matériel et de logiciels informatiques”. 

Je pense donc qu’il est indispensable lors de nos premières rencontres avec un groupe d’interlocuteurs (chefs de projets SI, collaborateurs des DSI, dirigeants..) de faire un topo sur notre métier et nos missions. Un truc qui fonctionne assez bien au vu des réactions souvent émues est de projeter l’image d’un très ancien document, par exemple un parchemin (s’il est conservé dans notre propre institution c’est le succès garanti). Et ce qui est frappant, c’est de trouver une charte, par exemple, qui est signée par un signe de validation officiel écrit ou dessiné ou qui comporte un sceau.

image

CH AEG P.H. 1, environ 1100 (CC0)

Et là, on peut démontrer que cette charte, vieille de mille ans, garde toute sa valeur légale, qu’elle est en quelque sorte autoportante.  Et que nous devons assurer la même conservation pour les documents électroniques.  Je trouve plus facile la discussion qui s’ensuit, car nous sommes dès lors tous sur le même niveau de compréhension.

Le coeur du problème et de la solution: l’authenticité du document électronique

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Voici un thème du colloque “L’écrit électronique : les règles de l’art” sur lequel j’aimerais revenir.

Ce colloque, organisé le 1er juin 2012 à Bruxelles par les Archives de l’Etat Belge  et le Centre de recherche information, droit et société (crids) des Facultés Universitaires Notre  Dame de la Paix (FUNDP) de Namur a réuni les intervenants internationaux experts sur l’archivage électronique (entre autres Luciana Duranti, Marie Demoulin, Jean-François Blanchette et Françoise Banat-Berger). Notre collègue Le regard de Janus a fait un compte rendu détaillé sur son blog des conférences de la journée.

Je mets en avant un point clé à mon sens de cette journée et, c’est une évidence, du défi de l’archivage électronique, la question de l’authenticité.
La phrase centrale a été prononcée par Luciana Duranti : si on peut avoir confiance en le système dans lequel le document est conservé, alors on peut faire confiance au document. In fine, c’est une question de confiance. En effet, quand on admire une œuvre d’art dans un musée, on doit bien faire confiance en l’institution pour être sûr que nous avons bien devant les yeux l’œuvre originale. Et cette confiance se base sur les processus du musée qui assurent que ce n’est pas une copie qui est exposée.
La deuxième affirmation centrale : pour garantir l’authenticité des documents, la solution se trouve à 90% dans l’organisationnel (procédures et processus) et à 10% seulement dans les outils techniques (d’où l’importance qui en découle d’avoir les bons outils).
Françoise Banat-Berger a présenté les points de la politique d’archivage sécurisé (P2A) relatifs à cette notion d’authenticité et qui rejoint les travaux du groupe InterPares : pour évaluer l’authenticité d’un document d’archives, il faut établir son identité et démontrer son intégrité.
On entend par identité les attributs qui caractérisent le document et le distinguent d’une manière unique des autres documents.
L’intégrité demande le respect cumulé de 3 éléments : la lisibilité du document, la stabilité de son contenu informationnel et la traçabilité des opérations sur ce document.
Le défi est donc dans la rédaction et la mise en œuvre de ces processus et procédures, décrivant les systèmes d’information, les droits d’accès, les métadonnées, les formats, les règles de nommage, les fichiers logs, l’horodatage, etc. Il n’est plus possible de douter de la nécessité de la présence de l’archiviste dès le projet de création d’un nouveau SI et de la pluridisciplinarité nécessaire à ce type de projet (archivistes, records manager, informaticiens, directeurs SI, directeurs et collaborateurs « métier »). En tant qu’archivistes nous n’en doutions pas, mais cet état de fait, déjà mis en application dans le secteur bancaire ou les assurances, peine à faire son chemin dans les institutions publiques je trouve, surtout devant la complexité des systèmes d’information. J’ai bien aimé la phrase de Françoise Banat-Berger qui reflète si bien la situation dans les SI : « aujourd’hui, plus personne ne se sent responsable car plus personne ne voit rien ».
La législation peine également à suivre en matière de document numérique, on le voit dans les cas belges et français, ou le vocabulaire n’est pas encore fixé et les définitions parfois manquantes.
Pour l’application technique à travers les outils, on retombe sur la question des 3 âges des documents. Les documents sont créés au mieux dans une GED, qui permet de les versionner et de les retrouver puis versés dans un outil RM (une GED qui intègre la gestion du cycle de vie et qui ne contient que les documents validés). Ou un seul outil regroupe ces deux fonctions. Mais pour être conservés plus de 10 ans avec garantie de l’authenticité, il faut transférer alors ces documents dans un système OAIS qui garantit leur intégrité, traçabilité, etc, valide leur format et effectue les migrations. Ce système peut-il être mis en place au sein de chaque service/département d’une administration, ce qui est coûteux et compliqué ? faut-il le mutualiser au sein d’une administration ? Le placer au niveau des archives définitives, qui doivent alors gérer également les destructions à la fin du cycle de vie (solution des Archives départementales de l’Aube en France et bientôt en production pour les Archives fédérales suisses) ? Chez un prestataire externe (avec la question délicate de données personnelles) ? Dans le cloud (étude en cours d’Interpares à suivre) ? Je crois qu’on est toujours à la recherche du ou des schémas idéaux…

Le cycle de vie du document électronique, suite de la discussion

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Les commentaires sont nombreux et la question même relayée sur linkedin, il faut croire qu’elle n’est donc pas complètement inutile. Pour reprendre un peu ce qui s’est dit :

Je ne crois pas qu’il s’agit de balayer ce qui fonctionne bien, car le cycle de vie en 3 âges fonctionne bien pour le papier. Mais je trouve qu’il n’est vraiment pas si simple de transposer dans le monde numérique les notions d’archives courantes et intermédiaires et surtout de les faire appréhender par des interlocuteurs qui n’ont qu’un souhait, comprendre rapidement de quoi il retourne, puis de concrètement les mettre en application. Et notre souhait à nous, archivistes, est de faire passer le message au monde administratif (ou aux personnes qui travaillent en amont du sort final des documents) de manière simple afin que des processus adéquats de gestion des documents électroniques soient mis en place. La question se pose donc pour les deux premiers âges.

Si on parle ici uniquement de la gestion du document numérique pendant sa durée de vie au sein de l’administration, on se heurte donc à ce problème de différence entre durée de vie courante et intermédiaire. Par quoi le passage d’un document d’une GED par exemple à un SAE est-il déterminé? Est-ce par la fin de sa durée d’utilité courante? Cette solution est-elle applicable ?

Dans la pratique, le document numérique n’encombre pas le bureau et il n’y a pas la nécessité de gagner de la place immédiatement visible (ce qui est un avantage immédiat dans le monde papier pour l’utilisateur). Pourtant nous nous devons de nous occuper de ce document au même titre qu’un document papier pour qu’il soit correctement géré du point de vue de son cycle de vie. Dans le cas de l’utilisation de la fin de la durée d’utilité courante pour déterminer la transition au stade d’archive intermédiaire, le seul moyen de revenir sur ce document est alors la métadonnée indiquant la durée de sa vie courante qui permet alors à  l’utilisateur ou à l’administrateur de déclencher sa mise en SAE si l’automatisation n’est pas prévue. Est-ce pratique? La question est ouverte.
 
A mon sens, le jalon déclencheur n’est pas la fin de la durée de vie courante mais en amont la validation du document. Si le document est dès sa validation transféré dans le SAE (ou indiqué comme validé si le SAE est intégré à la GED et ainsi devenir archivé au sens SAE), on peut lors de ce transfert directement le convertir en un format pérenne comme le PDF/A, lui adjoindre les métadonnées nécessaires, comme sa durée de vie administrative et légale et son sort final et le cas échéant le renommer selon les règles en vigueur dans l’institution ou l’administration. Les avantages sont visibles pour l’administration (destruction prévue dès le début des 90 à 95% des documents qui ne seront pas conservés de manière définitive et donc éviter le problème de surcharger les serveurs).

Il s’agit encore affiner le processus du passage dans le SAE. A des fins pragmatiques, juridiques, financières, et patrimoniales, seuls les documents à valeur probante pourraient être transférés dans un SAE car il ne sert à rien de construire des usines à gaz pour les documents qui ne le nécessitent pas. Et là, on tombe dans l’approche anglo-saxonne du cycle de vie de l’information.

Le passage vers la plate-forme de pérennisation à long terme en revanche me semble poser moins de problèmes. Idéalement lors de leur création, ou de leur validation, une métadonnée indique le sort final du document. A ce terme, le document est soit détruit soit transféré (ou solution d’échantillonnage) sur la plate-forme de pérennisation construite selon le modèle OAIS. La fonction d’évaluation, qui intervient dès la création du document, reste et doit rester un point crucial de notre profession (il faudra revenir sur ce point). Le jalon déclencheur pour cette dernière opération est donc la fin de la DUAL dans notre modèle. Si tout est planifié dès le début, ce versement des documents électroniques pour leur archivage à long terme (ou définitif, ou pérenne) sera facilité (au lieu d’être impossible). Les archivistes sont donc gagnants si tout a été organisé dès le début.

La discussion sur la pertinence de la théorie des trois âges appliquée aux documents numériques est intéressante puisqu’elle soulève des avis contradictoires et que le débat est nourri. Elle est indispensable entre professionnels, mais je pense que nous nous devons de présenter les choses de manière simple à nos interlocuteurs, typiquement du monde informatique, si nous voulons avancer dans nos projets, qu’ils soient relatifs à la gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie administrative et légale (DUAL) ou d’archivage à long terme. En me réjouissant de la suite du débat!

Les archivistes viennent de l’espace: comment communiquer avec le monde des DSI (1)

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Je reste au niveau mains dans le cambouis et concret: on a tous du mal à expliquer nos projets  numériques à ceux qui ne proviennent pas de notre milieu professionnel restreint  (enfin, c’est ce qu’il me semble au fil des discussions avec des collègues d’ici et d’ailleurs). Un de mes problèmes est d’expliquer la différence entre un projet de gestion des documents électroniques au niveau du records management et un projet d’archivage électronique à la OAIS. Première question, les termes “archives” et “archivage”.

Entre nous, on peut discuter des termes à utiliser entre records, archives, documents, mais finalement les autres, ça leur est un peu égal. Mais peut-on, pour faire mieux passer le messages, laisser tomber les mot “archives” et “archivage” lorsque l’on parle de gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie au sein d’une administration (ou DUAL)? On pourrait être tenté de le faire.

Le problème, c’est que le mot “archivage” est utilisé par les fournisseurs de SAE, interlocuteurs des DSI, au sens “archivage 20 ans, valeur probante". Donc si on ne veut pas semer la confusion, je pense qu’il vaut mieux préciser ces termes  que de les éviter.

J’ai résolu cette question de la manière suivante: employer le terme “archivage” pour la conservation des documents pendant leur DUAL, en expliquant que c’est du “stockage amélioré”, dans des systèmes permettant de garantir leur authenticité, intégrité,  fiabilité et accessibilité, et donc  leur valeur probante.

Et employer le terme “archivage à long terme” pour la petite proportion des documents qui sera conservée sur une plate-forme de pérennisation  OAIS.

En martelant, shéma à l’appui, d’un côté “archivage “ et de l’autre “archivage à long terme”, ces notions commencent à être entendues. On y croit.