Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique

Les mains dans le cambouis et la théorie des 3 âges

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Il y a bientôt deux ans, en août 2010, deux archivistes (archives online) bloguaient un article un peu iconoclaste sur la théorie des 3 âges  remise en cause par l’archivage électronique, en se basant sur  une conférence de Marcel Cayla, “La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ?” (Conférence prononcée le Jeudi 2 décembre 2004, Conférences de l’Ecole des Chartes).

En mars 2012, Michel Roberge dans son billet sur la théorie des 3 âges revisitée  propose carrément “un nouveau modèle conceptuel de gestion du cycle de vie en deux temps : une durée de vie utile (en nombre total d’années ou sur une base temporelle plus petite – mois, semaines ou jours -, selon les besoins) et un sort final lorsque les documents et les dossiers n’ont plus d’utilité pour la gestion des activités qu’ils documentent : à détruire, à conserver en totalité comme documents d’archives ou à trier (conserver les documents ou les dossiers ayant une valeur d’archives et détruire le reste).” Daniel Ducharme répond à ce billet par le commentaire suivant: “Déjà, lors d’une conférence au congrès de l’AAQ en 2006, j’ai remis en question le cycle de vie tel qu’appliqué au Québec, notamment dans le milieu des organismes publics soumis à la Loi sur les archives. […] Personnellement, je préconise le modèle de la DUAL: durée d’utilisation administrative et légale.”

De mon côté, j’en étais arrivée à cette conclusion deux semaines auparavant, lors de la préparation d’un exposé présentant deux projets complémentaires et distincts: un projet de gestion des documents électroniques au sein d’une administration, suivi par un projet d’archivage électronique à long terme des documents de cette administration évalués comme historiques. Pour expliquer à des responsables informatiques et des chefs de projet le cycle de vie du document papier, tout est simple: les documents actifs sont conservés dans les bureaux pendant leur durée de vie administrative, lorsqu’ils ne sont plus utilisés ils sont descendus dans les caves jusqu’à la fin de leur durée de vie légale, puis ils sont soit détruits soit versés aux archives. Facile.

Même exercice pour expliquer le cycle de vie d’un document électronique: impossible. Le document électronique est créé et reste dans une arborescence, une GED, un SI jusqu’à sa destruction (si les choses sont bien prévues dès le départ) ou son versement. Comment faire un shéma simple alors? A mon sens, la distinction se fait entre les documents dont il faut garantir la valeur probante et les autres. En effet, il faut pouvoir garantir pour ces documents leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité. Il y aurait donc une durée de vie administrative et légale (DUAL) pendant toute la vie du document électronique au sein de l’administration, à ce terme le document sera détruit ou versé sur une plateforme d’archivage pérenne. A l’intérieur de la DUAL, les documents dont il faut garantir la valeur probante doivent être versés dans un SAE qui peut être inclus ou joint à une GED ou un SI. Ce qui donne ceci:

 

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CC-BY Schéma mis à jour le 13 février 2015

Faut-il utiliser dès lors la notion de records continuum? Je n’arrive pas encore à répondre à cette question. A première vue, la littérature relative à  ce sujet introduit le concept du records continuum déjà pour les documents papiers. Certains écrivent même que dès lors que l’on passe au numérique, il n’y a pas besoin de déterminer un sort final dès la création du document (!!). La question reste ouverte, mais ce qui m’importe en ce moment, c’est surtout de trouver un moyen simple et compréhensible d’expliquer les choses à un public de non-archivistes plutôt que de réfléchir à des concepts. Mais ça reste à creuser.