Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique

Mon institution d’archives sur Facebook?

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Récemment, le café de la République numérique, qui est un nouveau format de rencontre et d’échange proposé aux collaborateurs de l’administration genevoise  (rencontre avec sandwich pendant la pause de midi)  a eu pour thème: Secteur public: faut-il avoir peur des réseaux sociaux?

Stéphane Gilliéron, chef de  projet média et communication 2.0 à l’Etat du Valais, est venu présenter de manière décoiffante la stratégie et les objectifs de l’administration valaisanne relatifs à sa présence sur les réseaux sociaux. Le résumé de son exposé se trouve sur le site de l’OT Lab (Laboratoire d’usages des administrations à l’ère d’internet).

Stéphane Gilliéron a dressé un panorama des réseaux sociaux, qui ne se limitent pas à Twitter et Facebook, mais l’idée est ici de faire ressortir quelques points de son exposé sous l’angle “les services d’archives et Facebook”. En effet, il est devenu presque incontournable pour les bibliothèques d’ouvrir un profil Facebook et les institutions d’archives ont l’air de commencer à s’y mettre, on peut prendre comme exemple les Archives départementales de l’Ain, très actives sur ce réseau social.

– Un pré-requis général pour une administration est la nécessité d’instaurer des directives (policies) sur l’usage des réseaux sociaux par ses collaborateurs. Sans que l’institution soit elle-même sur un réseau social,  une majorité de ses collaborateurs y sont présents et cela peut poser des problèmes déontologiques (fonctionnaires qui s’expriment sur une loi qui les concerne, par exemple).  Le département de la justice de l’Etat de Victoria, Australie, a réalisé un petit film d’animation extrêmement bien pensé expliquant aux employés du gouvernement les éléments clés de leur “social media policy”, à voir ici

– L’administration doit également se doter au plus haut niveau d’une charte d’utilisation et de directives relatives aux services de l’administration présents en tant que tels sur Facebook (exemple du gouvernement de la Catalogne).

– La question des ressources: Une institution d’archives publiques, qui quasiment par définition est en manque de ressources, peut-elle se permettre  de consacrer du temps à initier, alimenter des statuts Facebook et y maintenir sa présence? Je pense qu’on pourrait retourner le problème dans l’autre sens: les services d’archives consacrent déjà du temps à leur site internet, pour publier des actualités,  rédiger un avertissement lorsque la salle de lecture est temporairement fermée, etc. Est-ce que ce temps serait mieux investi si davantage de lecteurs avaient accès à ces informations? Il est douteux que les étudiants en histoire passent leur temps à consulter le site internet d’une institution d’archives pour savoir si par hasard la salle de lecture devait fermer plus tôt tel ou tel jour ou si une nouvelle exposition devait être sur le point d’être inaugurée. Souvent, les lecteurs peuvent s’inscrire pour recevoir les “news” par email, mais le courrier électronique n’est pas  ce qui est le plus utilisé par les universitaires.

– La question du plan de communication: le plan de communication, tout comme la planification des ressources, est à prévoir dès le départ (dans l’administration valaisanne, un service doit satisfaire à ces deux critères avant de pouvoir entrer sur Facebook). La publication d’actualités concernant l’institution suffit-elle, ou est-il nécessaire également d’être plus actif et de relayer des informations concernant l’université, des liens vers des sites historiques, etc.? La question des ressources revient ici évidemment, mais il me semble qu’un service d’archives qui publie régulièrement des actualités sur son site internet et a déjà un plan de communication pourrait également le transposer sur Facebook.

Du moment que nous avons le contenu, des actualités régulières, alors peut-être que oui, il faudrait avoir une présence sur Facebook, histoire de continuer le dépoussiérage et de valoriser un peu plus le travail que nous effectuons. La conclusion générale de Stéphane Gilliéron est un immense encouragement à aller de l’avant (dans le cadre de procédures-cadres adoptées par l’administration), à dépasser les craintes, afin d’améliorer les prestations de l’administration. Selon lui, ce serait vraiment dommage de ne pas utiliser les réseaux sociaux pour mieux communiquer, permettre le mode “conversationnel” et assurer une meilleure visibilité et transparence des services publics.