Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique – Anouk Dunant Gonzenbach

Considérations sur les fameux 5% de documents à conserver sur le très long terme

Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInEmail this to someone

par Anouk Dunant Gonzenbach

Sur l’ensemble des documents produits par une institution, nous, les archivistes, évoquons toujours une proportion de 5% de documents à valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle qui doivent être conservés à long terme.

Ce chiffre a souvent été formulé lors de nos fréquentes réunions ces derniers temps avec les DSI. Il y a quelques semaines, nous avons réalisé que ce chiffre n’était pas du tout compréhensible. En effet, nos interlocuteurs imaginent que 5% du contenu de chaque SI ou GED doit être conservé.

Nous avons donc commencé à préciser que ce chiffre représente un pourcentage quantitatif et non qualitatif. Que les données de certains SI, par exemple les données relatives aux médailles de chien, seront entièrement détruites au terme de leur DUAL (durée d’utilité administrative et légale). Et que d’autres seront intégralement conservées (état civil, registre foncier).

A ce stade arrivent les journées archivistiques 2013 de l’Université catholique de Louvain-la-Neuve (introduites par une présentation époustouflante du monde des Cités obscures  et de la place des archives dans ce monde par François Schuiten et Benoît PeetersRêves d’archives– un moment magique).

Et là, le lendemain, Normand Charbonneau,  Directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec,  affirme haut et fort qu’il faut en finir avec ce 5% ! qu’il ne faut plus jamais en parler ! Car le message n’est pas compris. Il faut dire, je le cite: “on conserve ce qui doit être conservé”. En rappelant que l’évaluation est fondamentalement au cœur de notre profession.

Alors oui, je crois qu’il faut faire très attention et arrêter de parler de ces 5% avec des interlocuteurs non-archivistes. Vous en pensez quoi?

Au fait, êtes-vous en possession d’un chien d’archives? Il y en a dans les Cités obscures: il s’agit de chiens dressés à retrouver la place d’origine d’un feuillet ou d’un document qui s’est égaré. Le chien d’archives renifle ce document et sait exactement retrouver de quel fonds il provient.