Le présent d'hier et de demain

Réflexions sur les archives et surtout l'archivistique à l'ère du numérique

Considérations sur les fameux 5% de documents à conserver sur le très long terme

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Sur l’ensemble des documents produits par une institution, nous, les archivistes, évoquons toujours une proportion de 5% de documents à valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle qui doivent être conservés à long terme.

Ce chiffre a souvent été formulé lors de nos fréquentes réunions ces derniers temps avec les DSI. Il y a quelques semaines, nous avons réalisé que ce chiffre n’était pas du tout compréhensible. En effet, nos interlocuteurs imaginent que 5% du contenu de chaque SI ou GED doit être conservé.

Nous avons donc commencé à préciser que ce chiffre représente un pourcentage quantitatif et non qualitatif. Que les données de certains SI, par exemple les données relatives aux médailles de chien, seront entièrement détruites au terme de leur DUAL (durée d’utilité administrative et légale). Et que d’autres seront intégralement conservées (état civil, registre foncier).

A ce stade arrivent les journées archivistiques 2013 de l’Université catholique de Louvain-la-Neuve (introduites par une présentation époustouflante du monde des Cités obscures  et de la place des archives dans ce monde par François Schuiten et Benoît PeetersRêves d’archives– un moment magique).

Et là, le lendemain, Normand Charbonneau,  Directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec,  affirme haut et fort qu’il faut en finir avec ce 5% ! qu’il ne faut plus jamais en parler ! Car le message n’est pas compris. Il faut dire, je le cite: “on conserve ce qui doit être conservé”. En rappelant que l’évaluation est fondamentalement au cœur de notre profession.

Alors oui, je crois qu’il faut faire très attention et arrêter de parler de ces 5% avec des interlocuteurs non-archivistes. Vous en pensez quoi?

Au fait, êtes-vous en possession d’un chien d’archives? Il y en a dans les Cités obscures: il s’agit de chiens dressés à retrouver la place d’origine d’un feuillet ou d’un document qui s’est égaré. Le chien d’archives renifle ce document et sait exactement retrouver de quel fonds il provient.  

L’Etat de Genève se dote d’une politique de bonne gouvernance des documents électroniques

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par Anouk Dunant Gonzenbach

Le 27 février 2013, une étape essentielle a été franchie dans le projet de gouvernance des documents électroniques de l’administration cantonale: le document-cadre Bonne gouvernance des documents électroniques entre désormais en vigueur.

Ce document a pour objet les documents électroniques pendant leur durée de vie au sein de l’administration, de leur création à leur destruction ou versement aux Archives d’Etat. Cette période regroupe les deux premiers âges des archives sous la forme d’une DUAL, durée d’utilité administrative et légale.
Voici un petit résumé de ce document qui est disponible, avec ses annexes, sur le site des Archives d’Etat de Genève.

Objectif de ce document-cadre
Il a pour but d’exposer les objectifs d’une bonne gestion des documents électroniques et vise également à démontrer les avantages liés à de bonnes pratiques ainsi que les risques encourus si celles-ci ne sont pas appliquées. Ce document présente le cadre légal et normatif ainsi que les éléments fondamentaux en matière de gestion des documents électroniques, et en décrit le processus général. Les exigences fonctionnelles et les directives techniques en sont exclues mais en constituent les annexes. Ce document ne se réfère pas à un outil existant.

LES POINTS FORTS

Objectifs et enjeux: une bonne gouvernance des documents électroniques répond aux quatre objectifs suivants, détaillés dans le texte:
–    rendre l’administration plus performante
–    faciliter le travail des collaborateurs
–    garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent
–    répondre aux exigences légales

Cadre légal: Il est rappelé que le cadre légal en matière de documents électroniques provient de différentes sources :

•    le droit fédéral
•    le code des obligations
•    le droit cantonal (dont la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données – LIPAD)
•    les lois et règlements spécifiques aux métiers

Cadre normatif: Les principales normes ISO et eCH (standards suisses de cyberadministration) sont listées et décrites. Une annexe détaille et décrit l’ensemble des normes et standards relatifs au Records management et à  l’archivage électronique.

Métadonnées : Il est rappelé que les métadonnées permettent d’assurer la gestion du cycle de vie du document, de sa création à sa destruction, notamment en définissant une durée de conservation (en fonction des exigences administratives ou légales) et un sort final. Les métadonnées sont un des éléments permettant de garantir l’authenticité des documents, leur traçabilité et leur gestion technique dans les systèmes d’informations métiers. Le recueil de métadonnées “Etat de Genève”, qui contient 29 métadonnées dont 8 sont obligatoires pour tout nouveau SI ou GED dans l’administration, constitue une annexe.

Coffre-fort électronique: Tous les documents n’ont pas la même portée. Ils ne relèvent donc pas tous des mêmes exigences légales et, par conséquent, des mêmes obligations en matière de conservation. Les documents à valeur légale doivent être conservés dans un coffre-fort électronique qui garantit leur authenticité, intégrité et traçabilité, pour autant que les processus soient décrits et suivis.

Le partenariat entre les différents acteurs:  Le rôle des différents acteurs doit être défini et un partenariat fort mis en place entre le métier, les responsables informatiques, les archivistes de département, les Archives d’Etat et les juristes.

ETABLIR une politique de gouvernance des documents électroniques est une étape indispensable de tout projet de gestion des documents électroniques. C’est un sujet qui concerne tous les acteurs en présence (directions des systèmes d’information, juristes, archivistes, informaticiens); c’est une responsabilité partagée qui doit être assumée.
La Bonne gouvernance des documents électroniques au sein de l’administration a été validée par les organes suivants:

•    le comité Record Management de l’Association des archivistes suisses (AAS)
•    le comité Record Management du groupe eCH
•    le Centre suisse de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO-KOST)

Education numérique

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Petit cri du cœur au sujet de l’éducation numérique. En effet, à force de  mener des réflexions sur la gouvernance des documents électroniques et leur archivage à long terme, en tant que professionnelle de l’information et en tant que parent, pour moi il tombe quand-même sous le sens qu’il faudrait commencer par éduquer les enfants à la chose numérique.

Quand on pense enfants, on pense dangers des réseaux sociaux, mauvaise utilisation d’internet et contrôle parental. Mais il n’est pas possible ni souhaitable de contrôler tout ce que font nos enfants, comme pour les autres choses de la vie. Il est donc plus pertinent d’éduquer les enfants au bon usage du web et de les responsabiliser.

Comme pour la sensibilisation à l’environnement par exemple, on peut aussi présenter les choses de manière positive. Internet est un outil génial pour autant qu’on l’utilise correctement. D’où l’éducation numérique et l’éducation à l’identité numérique.

Or en Suisse et à Genève, ce sujet n’est pas du tout abordé à l’école. Cela fait deux ou trois ans que je réfléchis à la question et je suis entièrement d’accord avec le professeur Jean-Henry Morin (Université de Genève) dont j’ai fait la connaissance lors d’un cours et qui résume la situation en ces termes : il manque un portage politique de la chose numérique au niveau national. Nous avons un déficit de stratégie numérique, et cela dès la petite enfance.

Pour moi, l’éducation à internet peut s’envisager sous les axes suivants :

  • ce qu’est le web
  • comment effectuer une recherche sur internet ; comment traiter l’information trouvée
  • qu’est-ce que sont les réseaux sociaux, comment se comporter sur les réseaux sociaux
  • comment publier du contenu (site, blog) : aspects techniques et processus
  • les jeux virtuels
  • l’identité numérique / la protection des données

Je reviendrai régulièrement sur ce sujet qui est à la croisée de la vie professionnelle et privée, en espérant présenter un projet d’éducation numérique dans une école.

En attendant, voici un petit film belge sur l’identité numérique (Merci Jean-Henry Morin !): Dave le voyant aux pouvoirs paranormaux

Journée d’étude Protection de la vie privée / archivage électronique, Bruxelles, 28 janvier 2013

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

La  journée internationale de la protection des données personnelles – Privacy Day, qui a lieu le 28 janvier de chaque année, a pour but de sensibiliser les citoyens, les organismes publics et les entreprises à la question de la protection des données personnelles. Cette journée commémore la signature, par le Conseil de l’Europe, de la Convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, le 28 janvier 1981. La Commission vie privée (Belgique), créée suite à l’entrée de la Loi vie privée  le  8 décembre 1992, a organisé pour son 20e anniversaire, le jour du Privacy Day, une journée d’étude consacrée à l’archivage électronique.

A la salle des Congrès de la chambre des représentants à Bruxelles, neuf conférenciers  ont mis en lumière, sous des angles différents, les rapports entre protection des données personnelles, transparence et archivage électronique. Je voudrais résumer et partager ici quelques points de cette journée.

Le Prof. Patrick Van Eecke, avocat, Université d’Anvers, a rappelé que malgré le développement des réseaux sociaux et la tendance des citoyens à exposer leur vie sur le net, il n’est pas vrai que la protection de la vie privée s’estompe. Au contraire, les règles se renforcent. Il précise que les archivistes et les juristes doivent accorder leurs objectifs: la préoccupation première des archivistes est de garantir la lisibilité et l’authenticité des documents. Pour les juristes, il est nécessaire qu’un contrat conclu par voie électronique et pourvu d’une signature électronique valable en droit soit opposable, autrement dit que la validité juridique de la signature électronique soit garantie dans le temps, ce que la migration de format sans autre précaution ne garantit pas. Parmi les règles d’or se trouve celle de la formation des archivistes en matière de protection des données personnelles: les collaborateurs en contact avec des données personnelles doivent recevoir une formation en la matière. Il a également mis le doigt sur l’importance du Service Level Agreement (SLA) dans la relation avec un tiers-archiveur. Enfin, il faut toujours se méfier des aberrations si courantes dans les processus les mieux réglés, par exemple maîtriser au mieux la gestion d’un système d’information et ses droits d’accès mais stocker les bandes de backups dans une cave non surveillée…

Lors de sa présentation sur la problématique de l’archivage des e-mails, Jean-Marc Rietsch, président de FedISA (Fédération européenne de l’ILM du stockage et de l’archivage) a introduit le terme de dématique, qui est pour moi une notion nouvelle. Pourquoi utiliser ce terme? Selon lui, le terme dématérialisation est source de confusion, car il renvoie à la notion de numérisation et de scanner. Or la dématérialisation va plus loin, puisque ce sont les processus-métier eux-mêmes qui sont dématérialisés. Il faut donc  entendre  dématique selon la définition suivante: dématérialisation des supports, des échanges et des processus.

Nous avons découvert lors de cette journée la spécificité du Luxembourg en matière d’archivage électronique. En effet, le Luxembourg possède une législation sur l’archivage électronique depuis 25 ans, permettant notamment aux entreprises de dématérialiser certains documents. Mais il semble que cette législation ait été prématurée et a échoué car il était trop tôt pour les entreprises de procéder ainsi. Le Luxembourg prépare maintenant une réforme ambitieuse de son cadre légal sur l’archivage électronique, qui a pour but de démocratiser et simplifier l’accès à l’archivage, d’assurer une véritable reconnaissance aux archives, de dynamiser et encadrer le marché de l’archivage et de contribuer à faire du Luxembourg le coffre-fort numérique de l’Europe. Le président de FedISA Luxembourg, Cyril Pierre-Beausse, a présenté la future organisation du marché de l’archivage: il s’agit tout d’abord de créer le statut PSDC (prestataires de services de dématérialisation et de conservation). Ces prestataires devront ensuite être certifiés par l’Etat. L’objectif est qu’il y ait une véritable présomption de conformité à l’original des archives réalisées par un PSDC, et qu’ainsi il n’y ait pas de possibilité pour le juge d’écarter un document parce qu’il se présente sous forme numérique, ni de faire prévaloir un original papier. Voir le Livre Blanc de FedISA Luxembourg sur le coffre-fort électronique.

Les Archives de l’Etat en Belgique  étaient représentées par Rolande Depoortere et Sébastien Soyez, qui ont présenté l’archivage électronique à l’épreuve des législations “vie privée” et “archivistique” en analysant les archives électroniques selon les fonctions archivistiques (description et classement, sélection, transfert, conservation et communication).

La journée s’est conclue par une réflexion “qui interpelle” au sujet des archives numériques de la presse et du problème de la conciliation entre le devoir de mémoire et la vie privée. Philippe Nothomb, conseiller juridique du groupe de presse belge Rossel, est régulièrement sollicité par des personnes désirant faire retirer une information les concernant ou y apporter une rectification (et lorsqu’il part en vacances, il semble que ces personnes en profitent pour contacter directement les journalistes, en l’absence du conseiller juridique, pour leur mettre la pression afin qu’ils retirent ou modifient des articles les concernant….). Les éditeurs de presse veulent préparer un texte de loi qui permet de préserver intégralement en ligne les contenus d’archives de presse en proposant aux personnes physiques et morales deux droits:  un droit de rectification numérique, qui sera liée en ligne à l’article contenant une inexactitude de fait, et un droit de communication numérique, qui permettra de demander une insertion gratuite (en cas par exemple de décision de non-lieu, d’acquittement, de réhabilitation, etc.). Est-ce réalisable? Qui vérifiera les faits? La question peut plus largement s’étendre aussi aux médias en ligne qui modifient continuellement leur contenu et qui publient en flux continu.

Une de mes conclusions à cette journée est qu’il nous appartient à nous, professionnels de l’information, d’appliquer les lois en matière de protection des données personnelles, de nous former et de mettre en place les bonnes formations, de travailler de manière interdisciplinaire (comme l’a mis en évidence Marie Demoulin, chercheuse au Crids  et spécialiste de l’archivage électronique “légal”, qui a ouvert cette journée d’étude). De ne pas oublier d’inclure dans les acteurs fondamentaux de l’archivage électronique les juristes (que l’on oublie peut-être souvent d’intégrer dans nos groupes de travail, focalisés comme nous les sommes sur les responsables IT). Mais ne faudrait-il pas aussi se former tous, en tant que citoyens, à prendre avec recul les informations qui se trouvent sur internet, comme les sites de presse, plutôt que de mettre en place des systèmes compliqués de droit à la rectification (je parle bien là pour les sites de la presse et non de diffamation sur les réseaux sociaux contre laquelle il faut continuer à se battre)?

Les normes eCH: le RM et l’archivage électronique à moyen et à long terme

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Par Emmanuel Ducry

Formée de représentants de la Confédération, des cantons, des communes, d’organisations, d’universités, d’entreprises et de membres individuels, l’association eCH élabore les standards en matière de cyberadministration suisse. Ceux-ci ont valeur de recommandations et ne représentent en aucune façon une quelconque force légale. Mis à disposition gratuitement, ces documents sont en général disponibles en français. Nous présentons ici les standards eCH liées au Records Management ou l’archivage à long terme des documents numériques.

CC-BY

Conduite de projet (HERMES) – eCH-0054
La norme eCH-0054 “Norme pour la conduite de projets informatiques (HERMES)” recommande l’utilisation de la méthode HERMES comme modèle pour la conduite de projet dans le domaine informatique.

Définition du Records Management – eCH-0002 – eCH-0026 – eCH-0038
La norme eCH-0002 définit le Records Management en reprenant la norme ISO 15489 et en l’intégrant au cadre eCH. La norme ne présente pas intégralement la norme ISO 14489 mais renvoie à celle-ci pour le détail.

Cette norme est complétée par la norme eCH-0026 “Umsetzungshilfen Records Management” (outils de mise en œuvre du Records Management) qui propose des définitions et renvoie à des exemples en matière d’introduction à la gestion des documents, de politique d’archivage, de processus de gestion et de plan de classement.

La norme eCH-0038 “Records Management Framework – Informations Management im eGovernment” présente également le cadre général du Records Management et l’articulation des différentes normes eCH relatives. La norme aborde les domaines des exigences légales, des processus et de la technique.

GEVER source de bonnes pratiques – eCH-0037 – eCH-0057
Le programme GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung) est le plan d’action relatif au traitement des données et des documents électroniques de la Confédération. Il s’agit d’un train de mesures visant à moderniser la gestion des documents et des informations dans l’administration fédérale. Le programme GEVER applique les normes eCH en les adaptant au contexte de l’administration fédérale. De ce fait, la documentation et le cadre GEVER ne peuvent être appliqués directement aux cantons. Ils représentent néanmoins un exemple en matière de réalisation et de bonnes pratiques. C’est ce que rappellent les deux normes suivantes :

eCH-0037 “Directives GEVER Confédération” signale que les directives GEVER ont été élaborées en conformité avec les normes eCH et concrétisent la mise en place d’eCH-0002 Records Management. Elles forment ainsi une excellente référence en matière de Records Management.

eCH-0057 “Guide pour projets GEVER et de Records Management” présente le “guide GEVER” comme un modèle en matière d’expériences et de bonnes pratiques. La norme ne fait que signaler l’existence du guide. Pour le détails, il est donc nécessaire de se référer à celui-ci (en allemand).

Interface de cyberadministration – eCH-0039 – eCH-0147
La norme eCH-0039 “Interface de cyberadministration pour dossiers et documents” définit un format d’échange homogène pour les dossiers et documents électroniques au-delà des frontières des systèmes et indépendamment des solutions spécifiques.  Se plaçant dans le contexte d’eCH-0002 Records Management, il se base sur les normes eCH-0058 cadre d’annonce, sur  les normes eCH relatives à XML (notamment eCH-0018 Best Practices et eCH-0035 Conception de Schémas XML) ainsi que sur les ensembles de normes relatifs aux référencement de personnes et d’objets.

La norme eCH-0039 ne présente cependant pas des spécifications directement applicables techniquement. Celles-ci doivent être adaptées à un contexte sous la forme d’un “groupe de messages”. C’est ce que fait la norme eCH-0147 “Groupe de message GEVER” qui précise eCH-0039 dans le cadre d’un échange de dossiers et documents électroniques avec le système GEVER de la Confédération. Il s’agit en sommes d’un sous élément de la norme eCH-0039. Pour l’instant unique en son genre, d’autres normes de ce type pourraient voir le jour dans le futur.

Interface de versement SIP – eCH-0160
La norme eCH-0160 “Interface de versement SIP” comprend les spécifications de versement de dossiers et documents à des fins d’archivage à long terme. Il s’agit d’une précision du Submission Information Package (SIP), l’un des principaux concepts de l’Open Archival Information System OAIS (ISO 14721). eCH-0160 et la norme retenue par les Archives fédérales suisses en matière d’archivages à long terme.

SAGA – eCH-0014
La norme eCH-0014 SAGA “Standards und Architekturen für eGovernment – Anwendungen Schweiz, Normes et architectures pour les applications de cyberadministration en Suisse” présente sous forme condensée les directives techniques à respecter pour la réalisation d’applications de cyberadministration en Suisse. En plus de présenter le concept d’architecture du système et d’interface, le document liste les normes et protocoles utilisés dans le cadre de la stratégie de cyberadministration suisse en matière de communication, webservice, sécurité, format de fichiers et de données. Il s’agit d’un document de référence pour tout projet de cyberadministration.

Cadre d’annonce – eCH-0058
La norme eCH-0058 “Norme d’interface : cadre d’annonce” définit la manière dont les informations sont structurées lors d’échanges d’informations entre administration. Elle décrit également le déroulement général de l’échange. La norme eCH-0039 “Interface de cyberadministration pour dossiers et documents” se base sur le contenu de ce standard pour la définition de son interface de cybermadministration.

Utilisation d’XML – eCH-0018 – eCH-0033 – eCH-0035 – eCH-0050
C’est un ensemble de plusieurs normes qui définit les pratiques en matière d’utilisation d’XML. La référence principale est eCH-0018 “XML Best Practices” qui présente les règles à respecter lors de l’utilisation du langage XML et des schémas XML. Il met l’accent sur les mécanismes de base et les principes qui intéressent en règle générale les utilisateurs de schémas XML. Cette norme est complété par les éléments suivants :

– eCH-0033 “Description d’espaces nominatifs XML” définit la forme sous laquelle les espaces de noms XML (namespace) doivent être décrits. L’objectif est de mettre à disposition des utilisateurs une source claire pour la documentation relative à un espace nominatif donné.

– eCH-0035 “Conception de schémas XML” détaille la structure interne des schémas XML de façon à permettre une réutilisabilité maximale de tout ou une partie des schémas XML concernés.

– eCH-0050 Hilfskomponenten zur Konstruktion von XML Schemas (composants auxiliaires pour la construction de schémas XML) précise la manière de définir les composants auxiliaires qui peuvent être utilisés dans un schéma XML.

Référencement de personnes – eCH-0007 – eCH-0008 – eCH-0010 – eCH-0044 – eCH-0046 – eCH-0097
Sous cette appellation, on trouve en fait deux ensembles de normes visant à de structurer les données permettant d’identifier les personnes lors d’échanges d’informations entre administration.

Il s’agit tout d’abord des normes touchant au référencement des personnes physique avec eCH-0044 “Identification de personnes” et eCH-0046 “Données de contact”. Viennent ensuite les éléments concernant les personnes morales. Il s’agit là d’un groupe de normes constitué de eCH-0097 “Datenstandard Unternehmensidentifikation” (Normalisation des données relatives à l’identifications d’entreprise), eCH-0007 “Datenstandard Gemeinden”(Normalisation des données relatives aux communes) et eCH-0008 “Datenstandard Staaten und Gebiete” (Normalisation des données relatives aux Etats et régions).

Ces deux ensembles recourent à la norme eCH-0010 “Adresses postales” définissant la manière de structurer les adresses postales.

Référencement d’objet – eCH-0129 – eCH-0130 – eCH-0131 – eCH-0132 – eCH-0133
Cet ensemble repose sur une norme de portée générale, eCH-0129 “Référencement d’objets” qui se décline ensuite en sous-normes propres à l’identification des objets dans des domaines spécifiques. Nous avons ainsi eCH-0130 “Domaine Construction”, eCH-0131 “Domaine Mensuration officielle”, eCH-0132 “Domaine Assurance”, et eCH-0133 “Domaine Impôts”. D’autres de ces normes sont attendues.

Les normes ISO : le RM et l’archivage électronique à moyen et long terme

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par Emmanuel Ducry et Anouk Dunant Gonzenbach

Notre liste – qui n’est pas un inventaire à la Prévert

Nous avons étudié les normes principales relatives à la gestion des documents électroniques que nous présentons selon les catégories suivantes:  les normes relatives au Records Management et les normes relatives à  l’archivage à long terme des documents électroniques. Elles sont décrites ci-après selon leur ordre numérique.

Nous avons réalisé un schéma pour synthétiser cette question:


CC-BY 

MoReq –  Modular Requirements for Records Systems (2011)
Recueil d’exigences pour l’organisation de la gestion des documents électroniques basé sur la norme ISO 15489, qui expose la problématique et les fonctionnalités attendues d’un système de gestion des documents électroniques (établi par l’Union européenne).

ISO 13008 – Information et documentation – Processus de conversion et migration des documents d’activité numériques (2012)
Publiée en 2012, ISO 13008 définit les exigences, la planification et les procédures en matière de conversion (changement de format) et de migration (changement de support) des documents numériques afin d’en préserver l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité.

ISO 13028 – Information et documentation – Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements (2006)
Cette norme propose des directives pour la conduite de projets de numérisation. Elle analyse les processus de numérisation et de conservation des informations numérisées produites de façon à assurer l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité des documents obtenus d’un bout à l’autre de la chaîne.

ISO 14641:  Archivage électronique – Spécifications relatives à la
conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la
conservation d’informations électroniques (2012)
ISO 14641 présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité aussi bien à court terme que dans la longue durée. Très complète, elle comprend également des informations relatives aux tiers-archiveurs.

ISO 14721 – Systèmes de transfert des informations et données spatiales – Système ouvert d’archivage d’information – Modèle de référence (2003)
Il s’agit de la version ISO de la norme OAIS publiée en 2002 par le Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Cette norme définit un vocabulaire et un ensemble de concepts permettant d’appréhender, de façon globale et complète, la question de l’archivage électronique à le long terme. Le modèle OAIS constitue une référence décrivant dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver des données numériques sur le long terme pour en garantir l’accès. La mise en œuvre de cette norme permettra de s’assurer la fiabilité de l’exploitation des données électroniques. 

ISO 15489 – Information et documentation – Records management (2001)
La norme ISO 15489 est la référence dans le domaine du Record Management. Elle définit la notion de Records Management et présente les exigences permettant aux organisations de produire et de conserver des documents authentiques, fiables, exploitables et intègres quel qu’en soit le support (physique ou numérique). Cette norme est rappelée ou mise en œuvre dans la plupart des textes relatifs au Records Management.

ISO 16175 – Information et documentation – Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau (2012)
Tirée des recommandations du Conseil international des archives (ICA-Req) cette norme présente les principes et exigences de fonctionnement d’un système de gestion des documents et définit des principes et bonnes pratiques en matière de système d’archivage des documents électroniques avec pour objectif d’accroître l’automatisation des processus de Records Management . Le premier module présente le contexte et les déclarations de principes. Le second module fait concurrence à MoReq puisque l’on y trouve des recommandations et exigences fonctionnelles pour la gestion des documents dans un environnement électronique. Enfin, le troisième module, plus original, présente comment installer ces fonctionnalités dans des applications métier au lieu d’un système centralisé.

ISO 16363 – Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories (2012)
Cette norme définit les pratiques recommandée en matière d’évaluation de la fiabilité des dépôts numériques.

ISO 18492 – Conservation à long terme de documents informationnels (2005)
Cette norme fournit des conseils méthodologiques pratiques pour la préservation à long terme et la récupération de documents informationnels, dans leurs formes authentiques, lorsque le délai de conservation est supérieur à la durée de vie prévue de la technologie (matérielle et logicielle) utilisée pour créer et maintenir l’information.

ISO 19005-1 – Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) (2005)
Cette norme définit le format PDF/A, format préconisé par les Archives fédérales suisses et les AEG pour la conservation de documents textuels à long terme. La norme définit une liste d’exigences par rapport au format PDF 1.4. et doit être donc utilisée avec la documentation relative au format PDF 1.4. Il s’agit d’une norme technique à rapprocher des normes définissant les formats TIFF, JPEG.

ISO 20652 – Space data and information transfer systems – Producer-archive interface – Methodology abstract standard (2006)
cette norme définit la phase d’Ingest, c’est-à-dire le processus d’échange de données entre un organisme producteur et un organisme d’archivage à long terme dans le cadre conceptuel d’OAIS.

ISO 23081 – Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements (2009)
Publiée en deux parties, “principes” et “mise en œuvre”, ISO 23081 est un guide pour comprendre, déployer et utiliser les métadonnées conformément au cadre défini par ISO 15489. La norme ne propose pas un jeu de métadonnée à proprement dit, mais présente un cadre permettant de définir un tel jeu au sein d’une institution à travers l’analyse des processus d’affaires. Tout comme l’ISO 15489, il s’agit d’une référence systématiquement rappelée dans les normes relatives au Records Management.

ISO 26122 – Information et documentation – Analyse des processus pour le management de l’information et des articles (2008)
ISO 26122 est une norme directement dérivée d’ISO 15489 qui détails l’analyse des processus de création et de conservation des records. Elle présente deux approches: une approche une fonctionnelle permettant de diviser les fonctions en composants et une approche séquentielle permettant de suivre le flux d’information au cours de la progression du processus.

ISO 30300 – Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire (2012-2013)
La famille de normes ISO 30300 à 30304 vise la mise en place au sein d’une institution d’un système de gestion des documents d’activité (dans la norme appelé SGDA, dans notre document coffre-fort électronique). Le SGDA définit des politiques, des objectifs et des lignes directrices pour contrôler les documents d’activité à travers des systèmes documentaires. La famille ISO 30300 présente donc un cadre stratégique de haut niveau au sein de l’organisation. Il convient de se référer à la norme ISO 15489 pour ce qui relève de l’opérationnel. Les différentes normes de cette famille visent les objectifs suivants :

– ISO 30300 décrit les principes essentiels et le vocabulaire


- ISO 30301 définit les exigences nécessaire à la mise en place d’un SGDA


– ISO 30302 est un guide de mise en œuvre


– ISO 30303 présente les exigences relatives aux organismes d’audit et de certification


– ISO 30304 est un guide d’évaluation.

NF Z42-020 – Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps (AFNOR-2012)
Cette norme contient deux chapitres clés : l’un décrit les fonctions minimales que doit posséder un coffre-fort numérique, l’autre précise son implémentation. La norme ne s’intéresse pas directement au contenu de ce qui est archivé. Le coffre-fort ne se préoccupe pas de la signification de l’information mais vise uniquement à assurer la préservation de trains de bits. Il est donc nécessaire de mettre en œuvre des outils complémentaires pour gérer l’identification, l’indexation, la consultation, la mise en forme, l’impression, etc. de ces objets numériques, d’où l’appellation de “composante coffre-fort numérique”.

Les temps changent… des principes s’affirment

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L’invité du blog : Pierre Flückiger, Archiviste d’Etat de Genève
De Brisbane, Congrès international des archives 2012

Les temps changent… des principes s’affirment

Le Conseil international des archives (ICA) s’est réuni à Brisbane (Australie) durant la semaine du 20 août 2012. C’est l’occasion pour plus de 1000 archivistes du monde entier de faire part de leurs expériences et d’échanger leurs opinions sur l’avenir de la profession en profonde mutation.

Antipodes
Brisbane se révèle être une ville très  agréable, dotée d’une architecture moderne et originale, mais aussi d’espaces de détente, à l’image du vaste jardin botanique situé dans un méandre de la rivière, face aux falaises de Kanguroo Point. L’accueil fut particulièrement soigné. Les hôtes étaient en effet très heureux de recevoir le congrès de l’ICA qui se déroulait pour la première fois de son histoire dans l’hémisphère sud.
Des orateurs de choix furent invités, tels que le juge Baltasar Garzon Real ou la très célèbre Dame Stella Rimington qui travailla pour les services secrets de Sa Majesté et qui fut même  directrice générale du MI 5, avant de publier des ouvrages à succès. Mais qui savait qu’avant de mener cette vie digne d’un roman d’espionnage, elle avait été archiviste dans un comté anglais ?

Trois thématiques
Les conférences étaient concentrées autour de trois thématiques: développement durable, confiance et identité, le tout naturellement en relation avec les archives.  Cependant, les changements liés à l’utilisation généralisée des nouvelles technologies, et maintenant des réseaux sociaux, ont animé de très  nombreux débats. Cette véritable révolution de l’information et de la communication conduit  en effet à des changements de paradigmes et impose  des défis passionnants, non seulement à la profession, mais encore à la société toute entière.
Que les archivistes se saisissent de ces nouvelles technologies devrait participer au changement de leur image. “Les temps changent”, tel était le titre du congrès.

Des principes d’accès aux Archives
Le 24 août 2012, l’assemblée générale a adopté une résolution sur les Principes d’accès aux archives. Ce texte vient compléter le Code de déontologie voté en 1996 et la Déclaration universelle sur les archives enregistrée auprès de l’Unesco en 2010. Un groupe de travail s’est réuni pour la première fois en mai 2010 pour rédiger ensuite un texte qui a été mis en consultation. Les Principes d’accès aux archives proposent une référence internationale dans ce domaine et permettent aux institutions d’évaluer leurs politiques et leurs pratiques.

Menons donc l’exercice jusqu’au bout en évaluant la compatibilité de la situation d’un service d’archives, les Archives d’Etat de Genève (AEG), avec trois principes, parmi les dix énoncés.

Principe 2 : les institutions d’archives ont une attitude proactive en ce qui concerne l’accès aux archives.
Dès l’année 2006, les AEG ont mis en ligne leur base de données Adhémar contenant les inventaires. En 2011, les AEG ont adhéré à ArchivesOnline, le portail suisse d’accès unique aux bases de données des institutions suisses affiliées. Ainsi, avec une seule requête, le chercheur peut interroger les différentes bases de données d’archives cantonales ou communales suisses ou encore d’instituts universitaires ou privés. Les AEG répondent donc à ce critère d’évaluation de manière positive.

Principe 3 : Les institutions d’archives font connaître l’existence des archives, y compris pour les archives qui ne sont pas communicables, ainsi que l’existence de mesures limitant la communicabilité des archives.
Les AEG mettent en ligne tous leurs bordereaux de versement qui documentent l’entrée des fonds, y compris pour ceux qui ne sont pas immédiatement consultables et dont les délais de protection ne sont pas échus. Elles ont également réalisé des bordereaux d’entrée à postériori en analysant les rapports annuels de la première moitié du XXe siècle. Ainsi, tous les fonds conservés par les AEG sont identifiables en ligne, indépendamment de leurs conditions d’accessibilité. Relevons que la loi genevoise sur les archives publiques entrée en vigueur en 2000 ne pose pas cette exigence de transparence. Là aussi, les AEG respectent les Principes d’accès aux archives approuvés à Brisbane.

Principe 5 : Les documents sont consultables selon des conditions d’accès justes et égales pour tous.
Le commentaire accompagnant ce principe mentionne que les données qui étaient consultables dans une administration le restent après avoir été versées au service d’archives. En 2010, à Genève, le législateur a modifié la loi sur les archives publiques en y insérant un article sur le droit à l’oubli. Un dossier qui était consultable dans l’administration, une fois versé aux AEG, le reste durant 5 ans. Ce délai échu, le dossier devient inaccessible pendant 25 ans à compter de sa clôture. Ce droit à l’oubli, étendu à tous les types de données, contrevient clairement au principe 5, tel qu’il est défini.

Perspectives
L’utilité de ce genre de résolutions est évidente. Elles permettent à des institutions d’archives non seulement d’évaluer leurs pratiques, mais aussi de fournir un argumentaire pour éviter que des décisions politiques aient des conséquences parfois inadéquates. Comme on l’a vu, même dans un Etat  fier de son système démocratique, la législation peut toujours être améliorée.

Relevons ici l’immédiateté du monde dans lequel nous vivons désormais.  Une décision prise aux antipodes peut être diffusée et appliquée instantanément sur toute la surface du globe.
Les débats eux-mêmes sont diffusés et commentés en direct. Comment imaginer conserver, ou à défaut gérer, ce flux continuel d’informations ? Comment répondre aux attentes légitimes de la société civile en matière d’information, tout en préservant la protection des données personnelles par exemple ? Et finalement, plus particulièrement pour les archivistes: dans ce monde nouveau, que devient la relation traditionnelle qu’ils entretenaient avec l’espace temps ? Quelques questions qui vont certainement alimenter les débats ces prochaines années.
Pierre Flückiger

Les archivistes viennent de l’espace: comment communiquer avec le monde des DSI (2)

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

N’hésitons pas à expliquer ce que font les archivistes

Petite réflexion partagée pré-vacances :

Nous partons souvent du principe que nos interlocuteurs savent ce que nous faisons et forts de ce faux principe nous omettons de le leur expliquer.
Le malentendu s’installe alors lorsque l’on se trouve sur le sujet de l’archivage à long terme. Car pour notre interlocuteur qui vient du monde de l’informatique le long terme dure entre 3 et 5 ans, voire 20 ans quand on insiste sur la valeur légale d’un document né-numérique.

Il est loin de s’imaginer que pour nous, provenant de l’espace, le long terme se compte en centaines d’années. Même si nous, en tant qu’archivistes,  on ose à peine croire à cette durée en terme d’archivage électronique, mais c’est un autre problème: en effet la définition officielle de l’archivage à long terme en Suisse, telle que définie par le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques CECO/KOST précise que : “l’archivage à long terme des documents électroniques remis à des Archives a pour objectif de faire en sorte que les documents électroniques restent durablement compréhensibles et  que leur authenticité, leur intégrité et leur accessibilité soient garanties. Par durablement, on entend une durée illimitée, au minimum plusieurs générations de matériel et de logiciels informatiques”. 

Je pense donc qu’il est indispensable lors de nos premières rencontres avec un groupe d’interlocuteurs (chefs de projets SI, collaborateurs des DSI, dirigeants..) de faire un topo sur notre métier et nos missions. Un truc qui fonctionne assez bien au vu des réactions souvent émues est de projeter l’image d’un très ancien document, par exemple un parchemin (s’il est conservé dans notre propre institution c’est le succès garanti). Et ce qui est frappant, c’est de trouver une charte, par exemple, qui est signée par un signe de validation officiel écrit ou dessiné ou qui comporte un sceau.

image

CH AEG P.H. 1, environ 1100 (CC0)

Et là, on peut démontrer que cette charte, vieille de mille ans, garde toute sa valeur légale, qu’elle est en quelque sorte autoportante.  Et que nous devons assurer la même conservation pour les documents électroniques.  Je trouve plus facile la discussion qui s’ensuit, car nous sommes dès lors tous sur le même niveau de compréhension.

Le coeur du problème et de la solution: l’authenticité du document électronique

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Voici un thème du colloque “L’écrit électronique : les règles de l’art” sur lequel j’aimerais revenir.

Ce colloque, organisé le 1er juin 2012 à Bruxelles par les Archives de l’Etat Belge  et le Centre de recherche information, droit et société (crids) des Facultés Universitaires Notre  Dame de la Paix (FUNDP) de Namur a réuni les intervenants internationaux experts sur l’archivage électronique (entre autres Luciana Duranti, Marie Demoulin, Jean-François Blanchette et Françoise Banat-Berger). Notre collègue Le regard de Janus a fait un compte rendu détaillé sur son blog des conférences de la journée.

Je mets en avant un point clé à mon sens de cette journée et, c’est une évidence, du défi de l’archivage électronique, la question de l’authenticité.
La phrase centrale a été prononcée par Luciana Duranti : si on peut avoir confiance en le système dans lequel le document est conservé, alors on peut faire confiance au document. In fine, c’est une question de confiance. En effet, quand on admire une œuvre d’art dans un musée, on doit bien faire confiance en l’institution pour être sûr que nous avons bien devant les yeux l’œuvre originale. Et cette confiance se base sur les processus du musée qui assurent que ce n’est pas une copie qui est exposée.
La deuxième affirmation centrale : pour garantir l’authenticité des documents, la solution se trouve à 90% dans l’organisationnel (procédures et processus) et à 10% seulement dans les outils techniques (d’où l’importance qui en découle d’avoir les bons outils).
Françoise Banat-Berger a présenté les points de la politique d’archivage sécurisé (P2A) relatifs à cette notion d’authenticité et qui rejoint les travaux du groupe InterPares : pour évaluer l’authenticité d’un document d’archives, il faut établir son identité et démontrer son intégrité.
On entend par identité les attributs qui caractérisent le document et le distinguent d’une manière unique des autres documents.
L’intégrité demande le respect cumulé de 3 éléments : la lisibilité du document, la stabilité de son contenu informationnel et la traçabilité des opérations sur ce document.
Le défi est donc dans la rédaction et la mise en œuvre de ces processus et procédures, décrivant les systèmes d’information, les droits d’accès, les métadonnées, les formats, les règles de nommage, les fichiers logs, l’horodatage, etc. Il n’est plus possible de douter de la nécessité de la présence de l’archiviste dès le projet de création d’un nouveau SI et de la pluridisciplinarité nécessaire à ce type de projet (archivistes, records manager, informaticiens, directeurs SI, directeurs et collaborateurs « métier »). En tant qu’archivistes nous n’en doutions pas, mais cet état de fait, déjà mis en application dans le secteur bancaire ou les assurances, peine à faire son chemin dans les institutions publiques je trouve, surtout devant la complexité des systèmes d’information. J’ai bien aimé la phrase de Françoise Banat-Berger qui reflète si bien la situation dans les SI : « aujourd’hui, plus personne ne se sent responsable car plus personne ne voit rien ».
La législation peine également à suivre en matière de document numérique, on le voit dans les cas belges et français, ou le vocabulaire n’est pas encore fixé et les définitions parfois manquantes.
Pour l’application technique à travers les outils, on retombe sur la question des 3 âges des documents. Les documents sont créés au mieux dans une GED, qui permet de les versionner et de les retrouver puis versés dans un outil RM (une GED qui intègre la gestion du cycle de vie et qui ne contient que les documents validés). Ou un seul outil regroupe ces deux fonctions. Mais pour être conservés plus de 10 ans avec garantie de l’authenticité, il faut transférer alors ces documents dans un système OAIS qui garantit leur intégrité, traçabilité, etc, valide leur format et effectue les migrations. Ce système peut-il être mis en place au sein de chaque service/département d’une administration, ce qui est coûteux et compliqué ? faut-il le mutualiser au sein d’une administration ? Le placer au niveau des archives définitives, qui doivent alors gérer également les destructions à la fin du cycle de vie (solution des Archives départementales de l’Aube en France et bientôt en production pour les Archives fédérales suisses) ? Chez un prestataire externe (avec la question délicate de données personnelles) ? Dans le cloud (étude en cours d’Interpares à suivre) ? Je crois qu’on est toujours à la recherche du ou des schémas idéaux…

Retour sur la conférence de Carol Couture à Genève

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Par Anouk Dunant Gonzenbach

Lors d’une séance organisée le 14 mai 2012 par le forum des archivistes genevois en collaboration avec la HEG de Genève, Carol Couture, professeur, conservateur et directeur des archives à la Bibliothèque et Archives nationales du Québec depuis peu à la retraite et auteur de nombreux ouvrages sur les fondements de l’archivistique moderne, a raconté son parcours professionnel et les origines de l’archivistique moderne lors d’une discussion animée par Didier Grange, archiviste de la Ville de Genève.

Carol Couture  est revenu sur sa carrière et les défis rencontrés. Ces propos passionnants ont été enregistrés par Infoclio  et la conférence peut s’écouter ici.

Je voudrais ici revenir sur quelques points qu’il a développés suite aux questions du public et que je voudrais mettre en lumière :

  • L’évaluation. A une question générale sur « pourquoi ne faut-il pas tout garder puisque les données numériques ne prennent pas de place », Carol Couture a remis l’église au milieu de village et l’évaluation au cœur de la mission de l’archiviste. Le pire service à rendre à la société serait de tout garder et la conservation totale est une mauvaise réponse. En effet, le but de l’évaluation est de permettre in fine de trouver la bonne information et non pas des milliers d’informations.  La proportion de documents à garder pour leur valeur de témoignage est et reste de 5 à 10%, un chiffre reconnu scientifiquement.

L’archiviste a-t-il vraiment les compétences pour évaluer ? A cette question, Carol Couture répond que l’archiviste a les compétences pour réunir autour de la table les personnes qui ont créé, utilisent et ont besoin du document pendant sa période active, les juristes, les historiens, le cas échéant les gens du monde du théâtre, etc. La décision doit être prise en commun par l’ensemble de ces acteurs, et lorsque cet ensemble a donné son accord, alors l’archiviste a fait son travail. L’évaluation est une tâche que l’archiviste ne peut pas faire seul, mais c’est à lui d’initier la discussion et d’obtenir une décision.  Il est vrai que souvent, effectivement, on entend ce questionnement de la part des historiens, qui s’étonnent que l’archiviste décide tout seul de ce qui a de la valeur (ce serait d’ailleurs également un danger que l’historien décide tout seul de la valeur d’un document). Et bien non, l’archiviste ne décide pas tout seul.
Transposition dans le monde numérique : le volume d’informations a explosé mais les moyens technologiques sont peut-être des alliés qui rendent les choses possibles puisqu’on peut intégrer en amont des métadonnées sur le sort final des documents.
 

  •  Document électronique et respect des fonds. L’un des buts en matière de document numérique est de conserver son authenticité et son intégrité et donc de garantir sa traçabilité, ce qui correspond à notre principe de base de respect des fonds. On pourrait même ajouter que c’est là la valeur ajoutée que l’on peut transposer du monde de l’écrit au monde numérique : la conscience de l’archiviste du besoin d’intégrité et d’authenticité du document.
  • Passage du papier au numérique : le monde numérique transcende le clivage RM-archives définitives.  Les principes restent les mêmes mais les méthodes changent. Le numérique nous oblige à nous discipliner en tant qu’archivistes. Avant, nous arrivions avec de grands principes que les administrations n’appliquaient pas forcément mais désormais il est absolument nécessaire que ces principes soient appliqués (pour moi, le point clé revient à l’évaluation dès la création du document pour éviter la conservation totale de la production d’une administration). Et les technologies numériques n’ont pas été créées pour la conservation mais pour la diffusion des informations : c’est à l’archiviste de mettre en avant cette inquiétude.
  •  Est-ce que les pratiques vont s’uniformiser au niveau mondial ? L’archivistique est liée aux systèmes politiques, ce qui a engendré les différences d’approches actuelles, Mais les programmes de formation ont des lignes communes entre les pays, et il existe de plus en plus de normes. Pour Carol Couture, nous allons arriver à un équilibre entre les distinctions, une normalisation s’installe.
  •   « Quels conseils donneriez-vous aux jeunes archivistes ? » Carol Couture répond qu’il faut être fier d’exercer cette profession. Il conseille de rester à la « fine pointe » des connaissances et de respecter les disciplines qui nous entourent.

Beau programme !