Le présent d'hier et de demain

Par Anouk Dunant Gonzenbach

N’hésitons pas à expliquer ce que font les archivistes

Petite réflexion partagée pré-vacances :

Nous partons souvent du principe que nos interlocuteurs savent ce que nous faisons et forts de ce faux principe nous omettons de le leur expliquer.
Le malentendu s’installe alors lorsque l’on se trouve sur le sujet de l’archivage à long terme. Car pour notre interlocuteur qui vient du monde de l’informatique le long terme dure entre 3 et 5 ans, voire 20 ans quand on insiste sur la valeur légale d’un document né-numérique.

Il est loin de s’imaginer que pour nous, provenant de l’espace, le long terme se compte en centaines d’années. Même si nous, en tant qu’archivistes,  on ose à peine croire à cette durée en terme d’archivage électronique, mais c’est un autre problème: en effet la définition officielle de l’archivage à long terme en Suisse, telle que définie par le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques CECO/KOST précise que : “l’archivage à long terme des documents électroniques remis à des Archives a pour objectif de faire en sorte que les documents électroniques restent durablement compréhensibles et  que leur authenticité, leur intégrité et leur accessibilité soient garanties. Par durablement, on entend une durée illimitée, au minimum plusieurs générations de matériel et de logiciels informatiques”. 

Je pense donc qu’il est indispensable lors de nos premières rencontres avec un groupe d’interlocuteurs (chefs de projets SI, collaborateurs des DSI, dirigeants..) de faire un topo sur notre métier et nos missions. Un truc qui fonctionne assez bien au vu des réactions souvent émues est de projeter l’image d’un très ancien document, par exemple un parchemin (s’il est conservé dans notre propre institution c’est le succès garanti). Et ce qui est frappant, c’est de trouver une charte, par exemple, qui est signée par un signe de validation officiel écrit ou dessiné ou qui comporte un sceau.

CH AEG P.H. 1, environ 1100 (CC0)

Et là, on peut démontrer que cette charte, vieille de mille ans, garde toute sa valeur légale, qu’elle est en quelque sorte autoportante.  Et que nous devons assurer la même conservation pour les documents électroniques.  Je trouve plus facile la discussion qui s’ensuit, car nous sommes dès lors tous sur le même niveau de compréhension.

Par Anouk Dunant Gonzenbach

Voici un thème du colloque “L’écrit électronique : les règles de l’art” sur lequel j’aimerais revenir.

Ce colloque, organisé le 1er juin 2012 à Bruxelles par les Archives de l’Etat Belge  et le Centre de recherche information, droit et société (crids) des Facultés Universitaires Notre  Dame de la Paix (FUNDP) de Namur a réuni les intervenants internationaux experts sur l’archivage électronique (entre autres Luciana Duranti, Marie Demoulin, Jean-François Blanchette et Françoise Banat-Berger). Notre collègue Le regard de Janus a fait un compte rendu détaillé sur son blog des conférences de la journée.

Je mets en avant un point clé à mon sens de cette journée et, c’est une évidence, du défi de l’archivage électronique, la question de l’authenticité.
La phrase centrale a été prononcée par Luciana Duranti : si on peut avoir confiance en le système dans lequel le document est conservé, alors on peut faire confiance au document. In fine, c’est une question de confiance. En effet, quand on admire une œuvre d’art dans un musée, on doit bien faire confiance en l’institution pour être sûr que nous avons bien devant les yeux l’œuvre originale. Et cette confiance se base sur les processus du musée qui assurent que ce n’est pas une copie qui est exposée.
La deuxième affirmation centrale : pour garantir l’authenticité des documents, la solution se trouve à 90% dans l’organisationnel (procédures et processus) et à 10% seulement dans les outils techniques (d’où l’importance qui en découle d’avoir les bons outils).
Françoise Banat-Berger a présenté les points de la politique d’archivage sécurisé (P2A) relatifs à cette notion d’authenticité et qui rejoint les travaux du groupe InterPares : pour évaluer l’authenticité d’un document d’archives, il faut établir son identité et démontrer son intégrité.
On entend par identité les attributs qui caractérisent le document et le distinguent d’une manière unique des autres documents.
L’intégrité demande le respect cumulé de 3 éléments : la lisibilité du document, la stabilité de son contenu informationnel et la traçabilité des opérations sur ce document.
Le défi est donc dans la rédaction et la mise en œuvre de ces processus et procédures, décrivant les systèmes d’information, les droits d’accès, les métadonnées, les formats, les règles de nommage, les fichiers logs, l’horodatage, etc. Il n’est plus possible de douter de la nécessité de la présence de l’archiviste dès le projet de création d’un nouveau SI et de la pluridisciplinarité nécessaire à ce type de projet (archivistes, records manager, informaticiens, directeurs SI, directeurs et collaborateurs « métier »). En tant qu’archivistes nous n’en doutions pas, mais cet état de fait, déjà mis en application dans le secteur bancaire ou les assurances, peine à faire son chemin dans les institutions publiques je trouve, surtout devant la complexité des systèmes d’information. J’ai bien aimé la phrase de Françoise Banat-Berger qui reflète si bien la situation dans les SI : « aujourd’hui, plus personne ne se sent responsable car plus personne ne voit rien ».
La législation peine également à suivre en matière de document numérique, on le voit dans les cas belges et français, ou le vocabulaire n’est pas encore fixé et les définitions parfois manquantes.
Pour l’application technique à travers les outils, on retombe sur la question des 3 âges des documents. Les documents sont créés au mieux dans une GED, qui permet de les versionner et de les retrouver puis versés dans un outil RM (une GED qui intègre la gestion du cycle de vie et qui ne contient que les documents validés). Ou un seul outil regroupe ces deux fonctions. Mais pour être conservés plus de 10 ans avec garantie de l’authenticité, il faut transférer alors ces documents dans un système OAIS qui garantit leur intégrité, traçabilité, etc, valide leur format et effectue les migrations. Ce système peut-il être mis en place au sein de chaque service/département d’une administration, ce qui est coûteux et compliqué ? faut-il le mutualiser au sein d’une administration ? Le placer au niveau des archives définitives, qui doivent alors gérer également les destructions à la fin du cycle de vie (solution des Archives départementales de l’Aube en France et bientôt en production pour les Archives fédérales suisses) ? Chez un prestataire externe (avec la question délicate de données personnelles) ? Dans le cloud (étude en cours d’Interpares à suivre) ? Je crois qu’on est toujours à la recherche du ou des schémas idéaux…

Par Anouk Dunant Gonzenbach

Les commentaires sont nombreux et la question même relayée sur linkedin, il faut croire qu’elle n’est donc pas complètement inutile. Pour reprendre un peu ce qui s’est dit :

Je ne crois pas qu’il s’agit de balayer ce qui fonctionne bien, car le cycle de vie en 3 âges fonctionne bien pour le papier. Mais je trouve qu’il n’est vraiment pas si simple de transposer dans le monde numérique les notions d’archives courantes et intermédiaires et surtout de les faire appréhender par des interlocuteurs qui n’ont qu’un souhait, comprendre rapidement de quoi il retourne, puis de concrètement les mettre en application. Et notre souhait à nous, archivistes, est de faire passer le message au monde administratif (ou aux personnes qui travaillent en amont du sort final des documents) de manière simple afin que des processus adéquats de gestion des documents électroniques soient mis en place. La question se pose donc pour les deux premiers âges.

Si on parle ici uniquement de la gestion du document numérique pendant sa durée de vie au sein de l’administration, on se heurte donc à ce problème de différence entre durée de vie courante et intermédiaire. Par quoi le passage d’un document d’une GED par exemple à un SAE est-il déterminé? Est-ce par la fin de sa durée d’utilité courante? Cette solution est-elle applicable ?

Dans la pratique, le document numérique n’encombre pas le bureau et il n’y a pas la nécessité de gagner de la place immédiatement visible (ce qui est un avantage immédiat dans le monde papier pour l’utilisateur). Pourtant nous nous devons de nous occuper de ce document au même titre qu’un document papier pour qu’il soit correctement géré du point de vue de son cycle de vie. Dans le cas de l’utilisation de la fin de la durée d’utilité courante pour déterminer la transition au stade d’archive intermédiaire, le seul moyen de revenir sur ce document est alors la métadonnée indiquant la durée de sa vie courante qui permet alors à  l’utilisateur ou à l’administrateur de déclencher sa mise en SAE si l’automatisation n’est pas prévue. Est-ce pratique? La question est ouverte.
 
A mon sens, le jalon déclencheur n’est pas la fin de la durée de vie courante mais en amont la validation du document. Si le document est dès sa validation transféré dans le SAE (ou indiqué comme validé si le SAE est intégré à la GED et ainsi devenir archivé au sens SAE), on peut lors de ce transfert directement le convertir en un format pérenne comme le PDF/A, lui adjoindre les métadonnées nécessaires, comme sa durée de vie administrative et légale et son sort final et le cas échéant le renommer selon les règles en vigueur dans l’institution ou l’administration. Les avantages sont visibles pour l’administration (destruction prévue dès le début des 90 à 95% des documents qui ne seront pas conservés de manière définitive et donc éviter le problème de surcharger les serveurs).

Il s’agit encore affiner le processus du passage dans le SAE. A des fins pragmatiques, juridiques, financières, et patrimoniales, seuls les documents à valeur probante pourraient être transférés dans un SAE car il ne sert à rien de construire des usines à gaz pour les documents qui ne le nécessitent pas. Et là, on tombe dans l’approche anglo-saxonne du cycle de vie de l’information.

Le passage vers la plate-forme de pérennisation à long terme en revanche me semble poser moins de problèmes. Idéalement lors de leur création, ou de leur validation, une métadonnée indique le sort final du document. A ce terme, le document est soit détruit soit transféré (ou solution d’échantillonnage) sur la plate-forme de pérennisation construite selon le modèle OAIS. La fonction d’évaluation, qui intervient dès la création du document, reste et doit rester un point crucial de notre profession (il faudra revenir sur ce point). Le jalon déclencheur pour cette dernière opération est donc la fin de la DUAL dans notre modèle. Si tout est planifié dès le début, ce versement des documents électroniques pour leur archivage à long terme (ou définitif, ou pérenne) sera facilité (au lieu d’être impossible). Les archivistes sont donc gagnants si tout a été organisé dès le début.

La discussion sur la pertinence de la théorie des trois âges appliquée aux documents numériques est intéressante puisqu’elle soulève des avis contradictoires et que le débat est nourri. Elle est indispensable entre professionnels, mais je pense que nous nous devons de présenter les choses de manière simple à nos interlocuteurs, typiquement du monde informatique, si nous voulons avancer dans nos projets, qu’ils soient relatifs à la gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie administrative et légale (DUAL) ou d’archivage à long terme. En me réjouissant de la suite du débat!

Par Anouk Dunant Gonzenbach

Je reste au niveau mains dans le cambouis et concret: on a tous du mal à expliquer nos projets  numériques à ceux qui ne proviennent pas de notre milieu professionnel restreint  (enfin, c’est ce qu’il me semble au fil des discussions avec des collègues d’ici et d’ailleurs). Un de mes problèmes est d’expliquer la différence entre un projet de gestion des documents électroniques au niveau du records management et un projet d’archivage électronique à la OAIS. Première question, les termes “archives” et “archivage”.

Entre nous, on peut discuter des termes à utiliser entre records, archives, documents, mais finalement les autres, ça leur est un peu égal. Mais peut-on, pour faire mieux passer le messages, laisser tomber les mot “archives” et “archivage” lorsque l’on parle de gestion des documents électroniques pendant leur durée de vie au sein d’une administration (ou DUAL)? On pourrait être tenté de le faire.

Le problème, c’est que le mot “archivage” est utilisé par les fournisseurs de SAE, interlocuteurs des DSI, au sens “archivage 20 ans, valeur probante". Donc si on ne veut pas semer la confusion, je pense qu’il vaut mieux préciser ces termes  que de les éviter.

J’ai résolu cette question de la manière suivante: employer le terme “archivage” pour la conservation des documents pendant leur DUAL, en expliquant que c’est du “stockage amélioré”, dans des systèmes permettant de garantir leur authenticité, intégrité,  fiabilité et accessibilité, et donc  leur valeur probante.

Et employer le terme “archivage à long terme” pour la petite proportion des documents qui sera conservée sur une plate-forme de pérennisation  OAIS.

En martelant, shéma à l’appui, d’un côté “archivage “ et de l’autre “archivage à long terme”, ces notions commencent à être entendues. On y croit.